Cómo anular una factura en ATV por su cuenta?
¿Cómo anular una factura en ATV? Ha hecho una factura y no se dio cuenta de que había un error. Ahora debe anularla y no sabe bien cómo.
He recibido varias consultas sobre este tema, así que, aquí va la guía paso a paso de cómo anular una factura en ATV.
¿Cómo anular una factura?
La factura no se puede anular propiamente pero, sí se puede modificar una factura ya emitida por medio de una Nota, tanto de Débito como de Crédito.
Desde el punto de vista del emisor, la Nota de Crédito resta o disminuye el monto de la factura emitida y una Nota de Débito suma o incrementa el monto facturado.
En general, puede hacer:
- Nota de Crédito para eliminar por completo un documento de referencia.
- Nota de Débito para eliminar una Nota de Crédito.
- Notas de Crédito o Débito para corregir los montos de otro documento.
Por ejemplo, en el caso de errores en el monto, IVA incorrecto, incluir un descuento, devoluciones o cambios en el tipo de moneda.
En este caso, explico cómo «anular» por completo una factura por medio de una nota de crédito.
Hay 2 formas de ingresar por diferente medio, ambos en la Herramienta Gratuita:
- Consultar Comprobantes
- Emitir Nota en el Facturador
Es más fácil ingresar por medio de la Consulta de Comprobantes, a una factura que ya haya hecho.
La diferencia radica en que, en esta Consulta, solo se pueden ver facturas emitidas en los últimos 2 meses.
Así que, si la factura a anular es más antigua, debe usar el Facturador.
¿Cómo anular una factura en Consultar?
Ingrese a ATV con el usuario y perfil, que emitió la factura errónea.
Vaya a la pestaña de Comprobantes Electrónicos – Herramienta Gratuita – Consultar Comprobantes.
Aparecerá la pantalla Consultar Documentos, en el Criterio de Búsqueda seleccione Avanzada y haga clic en Consultar.
Una vez procesada la búsqueda, se muestra los datos de todos los comprobantes emitidos en los últimos dos meses.
También podría hacer una Búsqueda Específica, pero para esto necesita escribir los 20 dígitos del documento que desea anular.
Ya sea que use la opción Específica o Avanzada, verá las líneas con los títulos de: Número de Consecutivo del Comprobante, Clave del Documento, Tipo de Documento, Nombre Comercial (cuando aplica) y la Fecha de Emisión.
Luego se encuentra la columna de Generar NC y Generar ND.
En la línea que corresponde a la factura que desea anular, presione Nota Crédito, que aparece en color azul, denotando que es un enlace.
Los datos se cargarán de forma automática y verá el cuadro «Insertado Correctamente», dé clic a Aceptar.
Tenga en cuenta que, las Notas, tienen su propio consecutivo de 20 números.
Así que, si es la primera vez que realiza una Nota de Crédito, los últimos números serán 001.
Verá toda la información de la factura. Baje hasta Documentos de Referencia.
Documentos de Referencia
En Código de Referencia, seleccione Anula Documento de Referencia y en Razón escriba el motivo de la anulación.
Haga clic en Guardar Referencia.
Aparecerá un cuadro o ventana con la indicación de «Registro de Documento de Referencia agregado», haga clic en Aceptar.
¿Cómo modificar la factura sin anularla completamente?
Para realizar una modificación, elija otra opción en el Código de Referencia, que no sea la de Anular Documento.
Podría ser:
- Corrige Texto del Documento de Referencia.
- Corrige Monto.
Validar
Los pasos que siguen, son iguales a los que realiza al emitir una factura.
Debe Validar, Firmar con SignumOne o usar el Hash, abrir el Firmador, usar la Llave Criptográfica, escribir su usuario y contraseña.
Si esta parte de la validación, aún no la maneja bien, siga la explicación completa en Factura Electrónica gratuita en Costa Rica.
Recuerde que el Firmador ahora tiene versiones para Windows, Mac y Linux.
¡Listo! Ya sabe cómo anular una factura en la consulta de comprobantes.
Una vez anulada la factura errónea, emita nuevamente la factura con la información correcta.
Si la factura a anular ha sido emitida más de dos meses atrás, como mencioné antes, no la verá en la consulta de comprobantes.
Entonces, si es así, siga leyendo, para ver cómo anular una factura por medio del Facturador.
¿Cómo anular una factura en el Facturador?
Igual que el caso anterior, debe ingrese a ATV con el usuario y perfil, que emitió mal la factura.
Vaya al menú de facturación regular, igual que cuando va a hacer una factura nueva.
Es decir, ingrese a Comprobantes Electrónicos – Herramienta Gratuita – Facturar.
Elija en Tipo de Documento la Nota de Crédito Electrónica.
Datos del emisor
Ingrese los datos del emisor, igual a los ingresados en la factura que desea anular.
Debe incluir, la información obligatoria, que es el nombre comercial, el número de sucursal y el número de caja.
Sugiero que, tenga a mano el documento (pdf) que va a corregir, para que vea los datos y pueda anotarlos nuevamente.
Datos del Receptor
Luego, haga clic en la línea Datos del Receptor, para que estos se desplieguen.
Estos datos no son obligatorios, así que la sección no se muestra inicialmente y por eso hay que seleccionarla para que se abra.
Por esta misma razón, ese podría ser su error, haberla omitido al confeccionar la factura.
Introduzca la información del receptor, según los datos de la factura errónea.
Por ejemplo, si se equivocó en el número de cédula de receptor, digite el dato equivocado.
Si su error fue que, no introdujo ningún dato del receptor, déjelo en blanco.
Datos del Encabezado de Factura
En la sección de Tipo de Documento (del Encabezado), en lugar de escoger la opción de Factura Electrónica, seleccione Nota de Crédito Electrónica.
Luego, ingrese los mismos datos de la factura errónea, la que quiere corregir.
Si utilizó mal el tipo de moneda de venta, use de nuevo la moneda equivocada.
Dele clic a Guardar Encabezado.
Aparecerá entonces el aviso «Insertado correctamente». Haga clic en Aceptar.
Una vez guardados los datos del encabezado, aparecerá la sección del detalle de la factura.
Datos del Detalle de la Factura
Escriba la información de la factura errónea y después haga clic en Guardar Línea.
Agregue las líneas que sean necesarias, para completar la factura original que desea anular.
Por cada línea, verá el recuadro «Línea de factura agregado». Dele clic en Aceptar.
Luego, viene un detalle importante, los documentos de referencia, que solemos no utilizar al confeccionar la factura, ahora sí será necesario.
Documentos de Referencia
Así que, dele clic al título de Documentos de Referencia, para desplegar la sección.
En Tipo de Documento, seleccione Factura Electrónica.
Continúe con el Código de Referencia y escoja Anula Documento de Referencia.
Luego, en el espacio bajo Número de Documento, escriba el número de la factura que desea corregir, tal y como aparece en la factura errónea. Es decir, 20 dígitos en total.
Después, en la caja bajo Razón, escriba el motivo por el cual desea anular la factura.
Seleccione la Fecha de Emisión, de la factura a anular, en el cuadro de calendario que aparece al situarse en la casilla.
Dele clic a Guardar Referencia.
En el cuadro «Registro de Documento de Referencia agregado», haga clic en Aceptar.
Luego Valide, como ya expliqué en el método anterior, igual que al emitir una factura nueva, el Firmador y la Llave.
Emita, si es necesario, una nueva factura con la información correcta.
38 comentarios
Nuria M · 7 marzo, 2022 a las 1:58 pm
Buenas iba a realizar una nota de crédito para anular una factura pero por error hice una nota de débito en lugar de crédito. Cómo anulo una nota de débito? puedo anularla con una nota de crédito por el mismo monto? en referencia «Tipo de documento » escojo «nota de débito» y en código de Referencia «anular documento de referencia»? Está bien así. Y tendría que hacer otra nota de crédito por la factura que originalmene iba a anular? Muchas gracias
Helen Bogantes · 7 marzo, 2022 a las 3:44 pm
Hola Nuria, correcto, puede anular la Nota de Débito de esa manera y luego hacer una Nota de Crédito para anular la factura.
Roy Torres · 12 enero, 2022 a las 12:17 pm
Hola, hice una factura en diciembre 21 y puse mal el monto, ahora ya estamos en enero 22 y necesito corregirle el monto pero no se como hacer porque necesito que entre en la contabilidad de renta del 2021. se puede corregir y que esa factura siga perteneciendo al periodo fiscal del 2021?
Helen Bogantes · 13 enero, 2022 a las 9:28 am
Hola Roy, con la corrección en enero ya quedaría en el periodo 2022, para que hubiera quedado en 2021 tendría que haberla corregido a más tardar el 31 de diciembre.
Jennyfer cambronero · 15 julio, 2021 a las 12:36 pm
Hola hellen. Tengo una situación y quiero que me ayude hice una factura la cual iba con el monto mal entonces hice la nota de crédito con el monto correcto pero el receptor me dice que eso no le sirve que anule todo y le haga una factura nueva. Que debo hacer? Para poder anular la factura y la notade credito???
Helen Bogantes · 15 julio, 2021 a las 12:44 pm
Buen día Jennyfer, puede anular cada una con dos nuevas notas de crédito escogiendo la opción de Anular.
Carmen · 13 abril, 2021 a las 9:22 am
Hola buenos días si hice una factura en marzo pero la institución a la que la emite la rechaza por falta de información, la factura la volví a hacer en abril, como debe de presentar la declaración de marzo y la de abril?
Helen Bogantes · 14 abril, 2021 a las 1:07 pm
Hola Carmen, lo correcto sería haber corregido la de marzo, pero si no lo hiciste en marzo, como ya pasó el mes, ahora debes presentar y pagar el IVA de marzo al 15 de abril. Si anulas la de marzo con una nota de crédito en abril, entonces se tomaría en cuenta para el pago del IVA de abril en mayo.
Laura P · 31 marzo, 2021 a las 11:01 am
Hola, tengo una consulta, el mes de febrero realicé una factura por un monto mayor al que realmente era, me dicen en la empresa hoy que debo hacerle una nota de crédito a esa factura para corregirle el monto, una vez que haga la nc y corrija el monto, debo hacer una factura nueva? Me van a quedar entonces este mes 2 facturas del mismo cliente la del mes pasado y la de este? Y el monto demás que pagué de iva el mes pasado, me queda a favor?
Helen Bogantes · 1 abril, 2021 a las 9:44 am
Hola Laura, en la nota de crédito seleccionas la corrección del monto y no tienes que emitir una factura nueva.
La diferencia del IVA te queda a favor y puedes anotarla al final de la declaración.
Federico · 8 febrero, 2021 a las 10:06 am
Estimada,
muy buena la pagina y todos los consejos e informacion.
Una consulta, si en un mes las notas de credito tiene un valor mayor que las facturas de venta, como se pone esto en el D104? para reflejar el credito a favor del contribuyente?
Muchas gracias.
Helen Bogantes · 9 febrero, 2021 a las 10:43 am
Hola Federico, muchas gracias.
La verdad no estoy segura. Yo diría que en ese caso las ventas quedarían en cero y al final del formulario, en Saldo a Favor iría la diferencia.
Ailleen Aguero · 5 febrero, 2021 a las 4:51 pm
Como se puede eliminar o cambiar la fecha de una factura que esta como borrador en el ATV
Helen Bogantes · 9 febrero, 2021 a las 10:22 am
Hola Aillen, si la factura queda como borrador, al cargar una factura nueva el sistema le pregunta si desea usar el borrador, acepte y termine la emisión de la factura.
Gaby · 8 junio, 2020 a las 10:10 pm
Buen día! Elabore una factura el 15 de abril por un arrendamiento de espacio publicitario y hoy me indica la la empresa publicitaria que debo anular dicha factura porque que facturo con el IVA y debe ir exonerada. Que pasa si esa factura ya se declaró el mayo en hacienda y el respectivo IVA ya fue cancelado en haciendo también en mayo? Se puede anular esa factura casi 2 meses después? Ya ese IVA que pague a hacienda lo pierdo?
Helen Bogantes · 9 junio, 2020 a las 8:45 am
Hola Gaby, puede hacer una nota de crédito para anular la factura, aunque ya hayan pasado 2 meses.
En el siguiente D104 usa la sección de Liquidación de la Deuda Tributaria con el saldo a favor (el IVA correspondiente), para restarlo de lo deba pagar.
Luego procede hacer la nueva factura. Sugiero contar con el respaldo para la exoneración, antes de proceder.
Owin Cordero · 22 abril, 2020 a las 1:51 pm
Buenas,
Sabrías como corregir una factura emitida con un monto erróneo(mas alto) con una nota de crédito?
Helen Bogantes · 22 abril, 2020 a las 4:04 pm
Hola Owin, sería hacer la nota de crédito por la diferencia del monto entre lo emitido y el real, para que se reste a la factura original y quede el monto correcto.
Natalia · 4 julio, 2020 a las 8:34 pm
Hola Helen, antes de ver sus respuestas hice una nota de crédito para «anular» cuando lo que necesitaba era corregir el monto, por lo que no hice el ajuste en la casilla de monto, pensando que después hacía una nueva factura. Ahora no se cómo hacer.
Helen Bogantes · 5 julio, 2020 a las 9:34 am
Hola Natalia, si ya «anulaste» la factura, ahora efectivamente puedes hacer otra factura nueva.
Laura P · 31 marzo, 2021 a las 12:22 pm
Hola, tengo una pregunta después de hacer una nota de crédito para corregir un monto de una factura del mes pasado que se hizo por más de lo que era (la factura debia hacerse por 15000 y se hizo por 20000), una vez hecha la nc, debo hacer una nueva factura??
Helen Bogantes · 1 abril, 2021 a las 9:46 am
Solo se haría una factura nueva si con la nota de crédito anulas la factura anterior.
Si está corrigiendo el monto, no es necesario una factura nueva.
Roy Gamboa Alpizar · 7 octubre, 2020 a las 2:47 pm
Como corrijo una factura que tiene mal el detalle? El monto está bien
Helen Bogantes · 7 octubre, 2020 a las 4:30 pm
Hola Roy, en el Documento de Referencia, elija el Código de Referencia que dice «Corregir Detalle».
JOCSELINE · 31 marzo, 2020 a las 1:13 pm
Saben cómo se anula una nota de crédito?
Helen Bogantes · 31 marzo, 2020 a las 2:36 pm
Buen día Jocseline, una nota de crédito, se anula con una nota de débito.
Flavio · 3 enero, 2020 a las 8:01 pm
HoLA Helen! consulta si por error emiti un tiquete electronico el ultimo dia de diciembre, y el dia 3 de enero emiti una nota de credito que lo anulo. En la la declaracion de Iva de diciembre debo tener en cuenta esta situacion? o debo pagar IVA por el error? y compensarlo en la declaracion de enero? Gracias
Helen Bogantes · 4 enero, 2020 a las 12:37 pm
Hola Flavio, para mayor seguridad de hacer bien las declaraciones, es mejor pagar el IVA por el error y compensarlo en la de enero.
David · 21 septiembre, 2019 a las 11:52 pm
Buenas si no le puse el impuesto a una factura, se debe anular o modificar? Tiene 2 días de emitida
Helen Bogantes · 23 septiembre, 2019 a las 10:29 am
Hola David, usa la Consulta de documentos para ubicar la factura y genera una Nota de Débito, con «Corrige monto» en el Código de Referencia y le agregas el impuesto.
Orlando Fallas C · 12 septiembre, 2019 a las 7:06 am
Muchas gracias es de mucha utilidad su publicación
Helen Bogantes · 12 septiembre, 2019 a las 9:16 pm
Con gusto Orlando. Saludos!
alonso · 24 julio, 2019 a las 4:33 pm
no sabes la salvada que me acabas de pegar. ojala sigas posteando regularmente!
Helen Bogantes · 31 julio, 2019 a las 1:49 pm
Me alegra que sea de utilidad.
Pronto escribiré sobre la declaración para pagar el nuevo IVA.
Saludos
María · 28 noviembre, 2019 a las 5:23 pm
Si Hacienda me rechaza una factura por un error de datos, debo hacer una nota de crédito o una nueva factura?
Si una nota de crédito lleva error, se hace nota de crédito sobre esa o sobre la factura original? Muchas gracias
Helen Bogantes · 28 noviembre, 2019 a las 7:01 pm
Hola María, si la factura es rechazada no se ha emitido, por lo que no es necesario la nota sino realizar una nueva factura. Para anular la nota de crédito se usa una nota de débito (con la misma información de la nota de crédito) y luego hace una nueva nota de crédito con la información correcta.
Kevin Molina · 6 abril, 2022 a las 8:25 pm
Hola, tengo una consulta, en la declaración de febrero 2022 me quedo un crédito a favor ₡10.000. Sin embargo en marzo 2022 me anularon una factura de compra y el IVA de la factura anulada es de 20500.
Febrero no se modifica? Ya que si sin esos 20500 me fuese quedado a pagar y no saldo a favor.
Y para marzo tuve venta con iva, pero no tuve compras.
Como se reportan las NC la declaración?
Helen Bogantes · 7 abril, 2022 a las 1:51 pm
Hola Kevin, el saldo a favor seguirá a favor hasta que logre usarlo. Febrero no se modifica, porque ya pasó. Ahora debe esperar a reportar ventas con iva para usar el saldo a favor.
Las NC ajustan con las siguientes ventas, cuando tenga, reporta las nuevas ventas menos las NC, ya que no es posible reportar ventas negativas.