Declaración D104 IVA -Triunfe en su Preparación

Publicado por Helen Bogantes en

¿Cómo presentar la Declaración D104 IVA en Costa Rica?

Cómo llenar la Declaración D104 IVA?

Paso a paso de la presentación de la Declaración D104 del IVA o Impuesto del Valor Agregado, en Costa Rica.

Voy a suponer que, es un profesional o trabajador independiente, al igual que yo, por lo que es probable deba llenar el formulario por su cuenta.

En otras palabras, esta guía corresponde a la presentación del IVA de un 13%, en actividades de servicios profesionales en el mercado local.

Con ingresos por medio de efectivo, depósitos y transferencias, es decir, sin tarjetas de crédito.

Con compras de bienes y servicios en el mercado local.

Si su situación es otra, le sugiero consultar con un contador profesional.

Recuerde que, si es contribuyente, debe presentar la Declaración D104 IVA en los primeros 15 días naturales del mes siguiente, aún si no presenta ingresos.

Es decir, si declara el mes de enero, debe realizar la presentación y pago a más tardar el 15 de febrero.

Antes de llenar la Declaración D104 IVA

Una hoja de cálculo será su mejor aliado, ya sea que use Excel, Google Sheets o Numbers.

Antes de abrir el formulario para completar la información, le sugiero revisar y tener a mano, lo siguiente:

  • El total de sus ventas o ingresos durante el mes a presentar, separado por cada actividad económica que realice.
  • El total de sus compras del mes, según cada actividad económica, separado según sean bienes o servicios y la tarifa del IVA. Para este ejemplo, son al 13%.
  • Verifique que su actividad económica o actividades estén actualizadas en el sistema de Hacienda (ATV). Si hay alguna actividad que deba agregar o eliminar, hágalo antes en la pestaña de Registro Único Tributario.
  • Tenga presente que, debe presentar la declaración D104 IVA cada mes, aunque sus ventas sean cero en ese mes.
  • La moneda debe ser colones costarricenses.
  • Si cobra en dólares u otra moneda, use los montos en colones según el tipo de cambio que haya utilizado al realizar la factura.
  • Las cantidades a reportar se expresan en números sin decimales. Redondee a la unidad más cercana.
  • Si desea leer más información previa del IVA, vaya a Nuevo IVA en Costa Rica.

ATV – Declaración D104 IVA

Use un navegador compatible, por ejemplo Chrome. Si utiliza uno sin compatibilidad, recibirá un aviso indicando que use otro.

Para iniciar con la declaración, ingrese a ATV.

Vaya a la pestaña de Declaraciones y de clic en Presentar Declaración de Impuestos.

Llegará a la pantalla de presentación y verá la línea llamada Formularios, que tiene un menú desplegable, haga clic en Seleccione, para abrirlo.

Elija la opción D104 -2- Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado.

Al seleccionarlo, aparece un cuadro con la línea de Periodo, haga clic en Seleccione para desplegar las opciones y presione el año actual, 2020.

Luego, verá la opción de Mes, haga clic en Seleccione y elija el mes correspondiente, el mes anterior al actual.

Por ejemplo, si estamos en el mes calendario de febrero, se presenta enero.

Esto comprende desde el 1º al 31 de enero del presente año.

Después, haga clic en Llenar Formulario, para abrir la declaración.

Leerá una advertencia que indica que, se guardarán los datos ingresados para cada actividad económica, solo al presionar Validar y Guardar.

Puede usar el botón Guardar Borrador, para evitar perder los datos que vaya anotando.

Adicionalmente, advierte que la sesión se cerrará si hay 10 minutos de inactividad y los datos no guardados se perderán.

Actividad económica

Presione Seleccione una actividad, para ver la lista desplegable con las opciones disponibles, según las actividades (una o más) que haya inscrito en Hacienda.

Seleccione la actividad, para que se muestre el formulario.

Verá 2 apartados, Ventas del Período y Compras del Período, que veremos a continuación.

Ventas del Período

En las ventas del período, tiene 3 opciones para marcar Sí o No.

Serían: las Ventas Sujetas (Base Imponible), Ventas Exentas (Artículo 8) y Ventas No Sujetas (Artículo 9).

Debe marcar Sí o No en cada renglón, según sea su caso de las ventas a declarar.

Al seleccionar Sí en cualquiera de los apartados, se generan automáticamente los campos correspondientes a cada uno.

Si desea ver más información, puede presionar el botón azul de Ver Ayuda, ubicado debajo del título de Ventas del Período.

La ayuda contiene gran cantidad de información, sobre el período y los 3 tipos de ventas.

Para salir de la Ayuda, presione el botón gris de Aceptar, al final del recuadro.

Marque en Ventas Sujetas (Base Imponible) y verá que se despliegan todas las opciones del IVA con los diferentes porcentajes.

Por el momento, la tarifa general del IVA es del 13%. Luego tendrá algunos incrementos, hasta llegar al 15%.

Por lo tanto, marque en Bienes y Servicios afectados al 13% y verá desplegarse el cuadro con las posibles opciones.

Use el renglón con ese nombre y coloque el cursor en el campo bajo el título de Afectas 13%.

En mi caso, que son servicios profesionales, hago uso del renglón de Servicios.

Escriba el monto total sin decimales de sus ventas netas (con IVA incluido) durante el mes, según sea su caso, para la actividad económica seleccionada.

Haga clic fuera de la celda, para que se totalicen la cifra que colocó.

Recuerde marcar NO en todas las demás opciones. Si queda alguna opción sin marcar, recibirá un aviso para hacer la corrección.

¿Cómo declarar con cero ventas?

Tan solo marque NO en todas las opciones anteriores.

Compras del Período

De nuevo, es necesario marcar Sí o No a cada uno de los campos en esta sección.

En este ejemplo, se realizan de dos tipos, Compras con IVA Soportado Acreditable y Compras sin IVA Soportado y/o IVA Soportado no Acreditable.

Por lo que se marca en ambos casos, para incluir gastos relacionados con la actividad económica y otros gastos, no relacionados directamente, como los administrativos.

Verá que se muestra el cuadro de compras con todas las opciones disponibles, según el tipo y la tarifa del impuesto.

Complete la tabla con los montos totales de sus compras, durante el mes.

En mi caso, por ejemplo, fueron Bienes y Servicios, con IVA al 13% y, sin IVA soportado.

Recuerde marcar NO, en las demás opciones.

Una vez escritos los montos, dé clic fuera de la tabla, para que se totalicen las cantidades.

Validar y Guardar

Una vez completados los datos, presione el botón Validar y Guardar.

Una vez validado y guardado, el formulario se mantendrá con los datos aportados. Si sale antes de este paso o el sistema lo saca por tiempo, la información se perderá.

Verá una ventana emergente con el mensaje «La actividad económica se validó y guardó correctamente, complete la siguiente actividad económica.»

Dé clic en Aceptar.

Si tiene más de una actividad económica, seleccione la siguiente actividad y repita los pasos de ventas y compras correspondientes.

¿No tuvo ninguna venta o ingreso durante el mes a reportar?

En caso de no contar con ventas durante el mes, de alguna actividad económica registrada, seleccione todas las opciones en NO.

Valide de nuevo para cada actividad.

Una vez completado o si solo tiene una actividad económica, presione el botón Ir al Consolidado, para seguir con el formulario.

Consolidado de Ventas

El resumen de las ventas del período se muestra solo si presiona el nombre en azul Ver Consolidado de Ventas.

Se oculta al volver a presionarla.

En caso necesario de realizar alguna corrección, haga clic en el botón azul que dice Ir a Modificar Actividades.

En los apartados siguientes verá otros tipos de ventas: Casinos y Juegos de Azar y, Venta de Bienes Usados.

Debe marcar la casilla NO en cada uno de los cuatro renglones, ya que este ejemplo, las ventas corresponden a servicios profesionales.

Es decir, no hay ventas por Casinos y Juegos de Azar, ni hay Ventas De Bienes Usados.

Haga clic en Validar y luego en Aceptar el mensaje de confirmación, para cada tipo de venta.

A continuación, se encuentra el título de Impuesto por Ventas y Transacciones Sujetas.

Impuestos por Ventas y Transacciones Sujetas

Estos se calculan automáticamente, por lo que las casillas se encuentran en gris y no son modificables.

Aquí, presione el botón azul de Validar.

Verá el mensaje «Validación de apartado ‘Impuesto por Ventas y Transacciones Sujetas’ correcta. Presione Aceptar.

Posteriormente, se encuentra el Consolidado de Compras.

Igual que el resumen de ventas, se muestra y oculta al presionar el nombre en azul Ver Consolidado de Compras.

Aquí se ve el detalle según el tipo de compra y la tarifa del impuesto.

Se ve luego el desglose de los Créditos Fiscales generados por Compras.

Estos son los impuestos pagados por las compras que haya realizado, que estén sujetas al IVA.

Escriba los montos correspondientes, en cantidades sin decimales, según sea el concepto y el tarifa del impuesto.

Use Crédito por Compra de Bienes -Locales (para bienes) y Crédito por Adquisición de Servicios -Locales (para servicios).

En ambos casos son Locales, ya que son compras en el territorio nacional.

Coloque la suma de los montos de IVA que pagó.

Haga clic fuera de la tabla, para actualizar los montos totales.

Créditos Fiscales

Al final del cuadro verá el selector de Créditos Fiscales, se lee la casilla: Créditos fiscales aplicables por transacciones destinadas indistintamente a operaciones sin derecho y con derecho a crédito de una sola tarifa (Art. 24).

Marque la casilla NO y luego presione el botón de Validar.

En este ejemplo se marca No, ya que las compras realizadas en el periodo fueron hechas con el 13% del IVA.

Verá el mensaje «Validación de apartado ‘Créditos fiscales generados por compras’ correcta». De clic en Aceptar.

El siguiente apartado es la Estimación y Liquidación Anual de la Proporcionalidad.

Estimación y Liquidación Anual de la Proporcionalidad

Se lee el renglón: ¿Es esta la última declaración del IVA que presenta por desinscripción como Contribuyente ante la Administración Tributaria?

Marque NO. Esto es bajo el supuesto que se continúa como contribuyente ante Hacienda.

Presione el botón de Validar y Aceptar el mensaje que indica la «Validación de apartado ‘Estimación y liquidación anual de la proporcionalidad’ correcta».

Siga con el apartado de la Determinación del impuesto por operaciones gravadas del periodo.

Determinación del impuesto por operaciones gravadas del periodo

Los datos son mostrados automáticamente en los cuadros de color gris.

Aquí se muestra el Impuesto Generado por Operaciones Gravadas y el Total de Créditos del Periodo.

Si el impuesto generado en sus ingresos gravados es mayor que el impuesto pagado en sus compras gravadas, resulta un monto por la diferencia, a pagar a Hacienda.

Que se muestra como Impuesto Neto y como Impuesto Final, al no existir operaciones en diferentes tarifas.

Revise la información y presione Validar y luego Aceptar el recuadro de «Validación de apartado ‘Determinación del impuesto por operaciones gravadas del periodo’ correcta».

Por último, se ve el apartado de Liquidación de Deuda Tributaria.

Liquidación de Deuda Tributaria

En esta sección verá algunos renglones en color blanco y otros en amarillo.

En este caso, no hubo retenciones, ni saldos a favor, ni créditos por compensar. Así que las casillas blancas quedan todas en cero.

Presione Validar y espere mientras el botón se muestra en Procesando.

Una vez validado, se genera, automáticamente, el monto de la Deuda Tributaria, Intereses y el Total de la Deuda por Pagar, en las casillas amarillas.

El botón de Validar cambiará a Presentar.

Haga clic en Presentar para concluir con la declaración.

Luego Aceptar el mensaje ¿Desea presentar la declaración del IVA?

Verá de nuevo el botón en Procesando.

Una vez terminado el proceso llegará automáticamente a la pantalla de Resumen de la Declaración Jurada del Impuesto al Valor Agregado.

Esta indica la presentación exitosa del periodo presentado, el nombre del contribuyente y el número de identificación, así como el número asignado, la fecha y hora en que fue realizado.

Haga clic en Descargar Acuse de Recibo y Descargar el Detalle de la Declaración, para guardar en su computadora los pdf correspondientes.

Luego puede hacer clic en Salir, en la esquina superior izquierda.

Pago del IVA

Una vez presentada la Declaración D104 IVA, será automáticamente cargada en el sistema de conectividad bancaria nacional.

En caso de ser necesario el pago de impuestos, es decir, si la declaración no está en cero, debe ahora realizar el pago para concluir el proceso.

El pago se realiza en entidades bancarias con el Sistema de Conectividad, con solo presentar el número de identificación del obligado tributario.

Puede ser el Banco de Costa Rica, BAC San José, Coopenae y el Banco Nacional, tanto físico como en línea.

Recuerde realizar el pago antes de la fecha de vencimiento, a más tardar el día 15.

Una vez realizado el pago, recibirá una notificación en su bandeja de mensajes dentro de ATV.

Le sugiero que descargue el Acuse de Recibo del pago realizado.

Espero que haya sido de utilidad y puede presentar su Declaración D104 IVA bien hecha y a tiempo.


Preguntas Frecuentes

¿Dónde consigo el formato excel de la Declaración?

En la página de ingreso a ATV, en el botón Formulario fuera de línea. Aquí está el enlace directo: https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmExceles.aspx

Si anulo una factura el mes siguiente de emitirla, ¿debo pagar el IVA?

Sí, debe pagar el IVA en el mes correspondiente a la emisión y luego en el mes de la nota de crédito, compensa el pago del IVA.

¿Puedo incluir el pago de teléfono e internet acreditable para IVA?

Sí, si lo usa para su actividad comercial, está a su nombre y ha aceptado los xml.

¿Cómo sé si puedo inscribirme en Régimen Tradicional o Simplificado?

Puede ver la info de Hacienda en: https://www.hacienda.go.cr/contenido/14852-informacion-general-regimen-de-tributacion-simplificada

¿Qué incluyo en «Compras sin IVA Soportado y/o IVA Soportado no Acreditable»?

Incluya las compras que no están relacionadas directamente con el giro de negocios, pero son parte de su actividad comercial.

¿Esos gastos se usan en la Declaración de Renta?

Correcto, son gastos deducibles de la renta anual.

Si genero una factura de contado pero no me pagaron en ese mes, ¿debo incluir la venta en la declaración del IVA?

Sí, debe incluirla y pagar el IVA correspondiente en el mes en que se generó la factura o «anularla» el último día del mes y generar una nueva el mes siguiente.

Si ya presenté la declaración pero al pagarla me doy cuenta que el monto es erróneo, ¿cómo lo corrijo?

Puede presentar de nuevo la declaración y marcar la casilla «Rectificativa», en el primer segmento del formulario.

Acceda a mi curso ¿Cómo usar ATV?:


Aquí le dejo los videotutoriales de Hacienda: Declaración Jurada del IVA y Paso a Paso de la Declaración del IVA.

Llenar formulario de Declaración IVA D104
Categorías: Emprender

Helen Bogantes

Mercadóloga, viajera, cat-sitter y minimalista.

30 comentarios

Hugo · 6 octubre, 2020 a las 4:12 pm

Hola muchas gracias por esta nota. Tengo registro de gastos de meses que no he facturado. Ese iva se acumula y puedo descontarlo cuando se emita una factura? También vendí un servicio a pagar a 45 días, emití una factura a crédito. Se paga el iva cuando se cobra la factura? Muchas gracias por su ayuda!

    Helen Bogantes · 6 octubre, 2020 a las 4:59 pm

    Hola Hugo! Si los gastos son acreditables al IVA, sí puede descontarlo cuando emita una factura. En mi experiencia vendo de contado, sin embargo supongo que el IVA se paga cuando se cobra la factura. Si desea mayor certeza puede consultar directamente a Hacienda o la asesoría tributaria gratuita de Parque La Libertad.

Jaime · 26 septiembre, 2020 a las 10:51 pm

hola Hellen, consulta don puedo conseguir la el formato excel la declaracion del IVA para llenarla antes de Subirla al portal de ATV, ya que la he buscado por toda la pagina del ministerio de hacinda y no la encuentro, solo aparece el excel del IV viejo, veo que en esta pagina aparece una que vale $9.99.
Es confiable esta compra?.
gracias por tu aporte.

    Helen Bogantes · 27 septiembre, 2020 a las 6:04 pm

    Hola Jaime, gracias por la consulta, ya lo agregué a mi entrada y lo encuentras al final en la sección de preguntas frecuentes.

    El archivo que aparece a la venta por 9.99 es confiable, es mío y lo puede adquirir en la página por medio de PayPal o si prefiere, le doy la info para transferencia en BCR o Sinpe Móvil. Sin embargo no es un excel de la declaración, es un archivo para llevar el registro de ingresos y gastos, para preparar la declaración.

Estefani Solorzano · 2 septiembre, 2020 a las 10:17 am

¿Qué pasa cuando se emitió una factura, pero se hizo la anulación de la misma solo que el siguiente mes? ¿se tiene que agregar en la declaración del mes o se agrega la nota de crédito del siguiente mes?

    Helen Bogantes · 2 septiembre, 2020 a las 2:37 pm

    Hola Estefani, el IVA debe pagarse en el mes correspondiente en que se emite la factura y al siguiente mes, con la anulación, se aplica la nota la crédito para compensar el pago del IVA.

    Idealmente, en la medida de lo posible, las anulaciones se realizan en el mismo mes, para evitar confusiones en el pago del IVA.

fenia · 1 agosto, 2020 a las 9:01 pm

Helen muchas gracias por esta información soy nueva en esto, tengo una consulta yo vendo artículos de segunda como pantallas de tv todo lo hago por internet, yo puedo incluir el pago del telefono e internet para ahorrarme algo del iva pero para esto tendría que aceptar los xml verdad en el sistema?

    Helen Bogantes · 2 agosto, 2020 a las 8:35 pm

    Hola Fenia, es correcto, puede incluir teléfono e internet y tiene que aceptar los xml en ATV.

johel · 15 mayo, 2020 a las 2:09 pm

Buenas Tardes

En el caso de una barbería o sala de belleza, se debe inscribir en régimen tradicional o Simplificado?, si se debe inscribir en el tradicional se debe presentar la declaración del iva de forma mensual o solamente Renta?
Muchas Gracias

    Helen Bogantes · 15 mayo, 2020 a las 3:02 pm

    Hola Johel, para Régimen Simplificado todo depende del tipo de barbería/salón de belleza de que se trate, podría ser Simplificado si no es parte de una marca o franquicia, si tiene menos de 5 empleados, si las compras anuales son menores a 150 salarios base (¢450.200 x 150= ¢67.530.000) y que los activos fijos no superen los 350 salarios base.

    La Renta y el IVA, en ese régimen, se hace con un factor, es decir, un porcentaje menor que el régimen tradicional.

    En regimen Tradicional, se debe presentar IVA cada mes, además de Renta anual.

    Puede ver la información de Hacienda sobre Régimen Tradicional en: https://www.hacienda.go.cr/contenido/14852-informacion-general-regimen-de-tributacion-simplificada

Fanny Andrea A · 15 abril, 2020 a las 11:34 am

Compras sin IVA Soportado y/o IVA Soportado no Acreditable.
En este espacio se Deben agregar todos los gastos no acreditables como planillas o algún otro gasto administrativo y asi se pueda reconocer a fin del period en el D101?

    Helen Bogantes · 15 abril, 2020 a las 12:50 pm

    Buen día Fanny Andrea,

    Se refiere a compras, que no están relacionadas directamente con el giro de negocios, pero compras al fin, por lo que debe contar con el archivo xml de parte del emisor de la factura y haberlo subido para confirmar y aceptar el xml, para poder incluirlo en ese apartado.

      Fanny Andrea A · 15 abril, 2020 a las 3:21 pm

      Muchas gracias por sus comentarios, no me queda muy claro en caso de los gastos que no se utilizan en el D104 para amortizar el IVA si se Deben reporter en esta casilla para que asi puedan ser utilizados a fin de año como gastos deducibles. Con el entendido que se genero el xml de esos gastos

        Helen Bogantes · 16 abril, 2020 a las 1:41 pm

        Correcto, en caso de recibir y aceptar el xml (o al crear una factura de compra, cuando eso sea posible) de los otros gastos, que son de la actividad económica pero no directamente relacionados, se reportan en esta casilla y entran como gastos deducibles a fin de año en la declaración de renta.

          Fanny Azofeifa · 16 abril, 2020 a las 8:02 pm

          Perfecto muchas gracias por la aclaración, que sucede con los gastos quede o se reportan en ese apartado? No se pueden utilizar al final del periodo y reportarlos en el el D101?

          Helen Bogantes · 16 abril, 2020 a las 9:49 pm

          El gasto que se reporta en ese apartado, es uno de los gastos deducibles pero no son los únicos. Eso lo puede buscar en el Artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y el Artículo 12 de su Reglamento.

Elaine · 12 abril, 2020 a las 6:33 pm

Wow!, muchas gracias Helen!, somos una empresa que recién abrió, y pasa esto de la crisis, tenemos cero ingresos, y no queríamos pagar un contador para esto, y gracias a esta guía lo logramos a hacer por nuestros medios, en serio gracias por el trabajo!

    Helen Bogantes · 12 abril, 2020 a las 7:21 pm

    Hola Elaine, me alegra mucho que les sea de utilidad. Esperemos que la situación pase pronto y regresen los ingresos!

Fernando García · 30 diciembre, 2019 a las 1:17 pm

Si genero una factura de condición de Contado, pero no me la pagan durante el mes, ¿Debo reportar esta venta en la declaración del IVA en el mes en que se generó la factura?

    Helen Bogantes · 30 diciembre, 2019 a las 1:41 pm

    Hola Fernando, es correcto, debe declarar y pagar el IVA del mes en que se genera o hacer una nota de crédito para anular la factura emitida.

Leonel Salazar · 17 diciembre, 2019 a las 5:22 pm

Nuevamente con mi duda, si el gasto electrico lo incluyo mes a mes o debe ser con el metodo de prorrata, y si tiene que ser al principio de periodo, osea la primera declaracion IVA que realice o al final del periodo?

    Helen Bogantes · 18 diciembre, 2019 a las 7:58 pm

    Los xml tienen una validez, para que los pueda usar, del mes en que se emiten y los ocho primeros días del siguiente. Podría cargar el archivo en cualquier día de ese periodo y usarlo para el IVA del mes en que quedó aceptado el xml.

Leonel Salazar · 17 diciembre, 2019 a las 5:19 pm

Hola, muy buena la explicación sobre el tema, seria tan amable de evacuar mi duda, Trabajo con computadora y todo mi trabajo es por internet, como calculo el gasto de electricidad para incluirlo en la declaración del IVA, siendo un servicio eléctrico que no esta a mi nombre, es gasto de la casa de habitación? Me urge. Gracias.

    Helen Bogantes · 18 diciembre, 2019 a las 7:55 pm

    Hola Leonel, es algo complejo ya que habría que calcular el porcentaje de electricidad que utiliza su computadora y equipo, en relación al total de la factura de la casa, pero de todas formas Hacienda no está aceptando el xml si el recibo no está a su nombre.

Jorge Astúa Quiros · 27 septiembre, 2019 a las 11:00 am

Tendo la duda de còmo se deben incluir las notas de crédito en la declaraciòn D-104, esto por cuanto no veo ninguna casilla en la cual se puedan incluír, además que pasa si la nota de crédito es por la modificación o anulación de una factura de un mes anterior.

    Helen Bogantes · 29 septiembre, 2019 a las 9:35 pm

    Hola Jorge, en la declaración va el total de las ventas, por lo que las notas de crédito van incluidas en el valor final del mes que se presenta o se realiza una rectificación de la declaración anterior.

Jonathan · 10 septiembre, 2019 a las 8:02 pm

Una consulta, que pasa si una vez que le dí presentar a la declaración, y descargo el recibido y el detalle, pero cuando voy a pagar veo que el monto que puse en la declaración es erróneo, cómo puedo solucionarlo?

    Helen Bogantes · 11 septiembre, 2019 a las 11:01 am

    Hola Jonathan, en ese caso debes presentar de nuevo la Declaración y marcar la casilla «Rectificativa», ubicada en el primer segmento del formulario, entre el número de cédula y el nombre, para realizar la modificación.

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