Declaración D151

Declaración D151

Cada 30 de Noviembre vence, en Costa Rica, la presentación de la Declaración D151 o Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos.

Esta es una declaración informativa, es decir, solo es para informar a la Dirección General de Tributación.

Aunque no genera el pago de ningún tributo, si no declara o se presenta luego de la fecha límite, genera sanciones.

¿Qué se declara?

Se reportan compras o ventas de bienes y servicios por más ¢2.500.000 acumulado en el año fiscal a una misma persona.

También, se reportan transacciones de ¢50.000 o más, anuales, a una misma persona, en compras o ventas de servicios profesionales, alquileres, comisiones e intereses.

Si trabaja por servicios profesionales, como yo, quizá quiera realizar el formulario por su cuenta, ya que es muy sencillo y se hace en línea.

Debe informar sobre clientes de los haya recibido ¢50.000 o más en el año fiscal.

Recuerde que el presente año fiscal 2019, va del 1º de octubre 2018 al 30 de setiembre 2019.

A continuación la guía paso a paso para preparar el formulario y presentar su Declaración D151.

¿Cómo se declara?

Si ya hace uso del sistema ATV para la facturación electrónica gratuita, se dará cuenta que no es posible presentar ahí la Declaración D151.

Para ésta se utiliza el sistema «viejo» del programa Declara7, aún así es fácil de usar.

Primero, debe descargar una serie de programas en su computadora, para poder acceder a la confección de los formularios.

Estos solo funcionan con el sistema operativo Microsoft Windows XP o superior.

Si usa algún otro, tendrá que conseguir otra computadora o ir a un Quiosco Tributario en su área de Administración Tributaria.

Luego de instalar los programas necesarios, se prepara la declaración, a través de los softwares instalados.

Por último, se envía el formulario confeccionado al Ministerio de Hacienda vía web.

Instalación de Declara7

Debe instalar los programas según las instrucciones en la página web de Hacienda.

Si es la primera vez que va a realizar la instalación, siga los pasos a continuación.

Framework

Descargue el archivo comprimido FrameWork4.zip y una vez finalizada la descarga, dé clic en Abrir y haga doble clic en el archivo .exe para ejecutarlo.

Acepte los cambios en el equipo, dando clic en , para ejecutar el programa hasta que finalice.

Reportes Cristal

Siga con la descarga de SAP Crystal Reports CRRuntime y cuando finalice, abra y haga doble clic en el archivo .msi para su ejecución.

Acepte la instalación, marque la casilla de aceptación de términos de la licencia y presione Next (Continuar) las 2 veces, luego a la instalación del software en el equipo.

Espere a que sea instalado (verá una barra verde que avanza, varias veces) hasta que aparezca la pantalla de finalización, dé clic en Finish (Finalizar).

Acceso Runtime

Proceda ahora a descargar el Acceso de Microsoft Office AccessRuntime y al finalizar, abra y dé doble clic en .exe para instalarlo.

Haga clic en , para la ejecución, marque la casilla para aceptar los términos de la licencia y dé clic en Continue.

Espere mientras se instala el programa (verá la barra verde avanzado) y, al finalizar una ventana que indica que se completó, haga clic en Aceptar.

SIC

Descargue el zip del Sistema de Identificación de Contribuyentes (SIC) y al final, abra y haga doble clic en el archivo .exe para ser ejecutado.

Una vez abierto, Acepte los términos de la licencia, dé clic en , al completar la instalación haga clic en Close (Cerrar).

Declara7

Por último, descargue el Programa Declara7 y abra al finalizar. Dé doble clic en el archivo .exe para su ejecución.

Dé clic en para que el programa corra y al finalizar en Cerrar.

¡Muy bien!, ya ha instalado los archivos y programas necesarios para hacer uso de la herramienta.

Ahora, debe preparar la declaración para luego presentarla.

Preparar Declaración D151

Al finalizar las instalaciones, deberá ver el ícono de acceso directo al Declara7 en el escritorio de su computadora.

Entre, dando doble clic en ese ícono de Declara7 en su escritorio.

Al ingresar verá la pantalla de inicio, con la lista de declaraciones que es posible presentar a través de este programa. Dé clic en el botón Ingresar.

Lo primero es necesario ingresar la información del informante (o sea, usted) y luego los datos de la Declaración D151.

En el caso de ser un profesional independiente, tenga a mano la lista de sus clientes, de quienes haya recibido más de ¢50.000 en el año fiscal.

Ya que, requiere el número de cédula (física o jurídica) y el monto total anual a reportar.

Informante

Haga clic en la pestaña Ingreso de Informantes y luego, en la ventana emergente, clic en Nuevo.

Verá la pantalla de Búsqueda de información para la creación del informante.

Seleccione el tipo de cédula, según corresponda, Persona Física o Jurídica.

Siga el formato indicado para los números de la cédula, sin guiones ni espacios, solo números.

Con los ceros incluidos, en el caso de personas físicas y un cero adelante del primer dígito.

Por ejemplo mi cédula inicia con 1, entonces debo escribir 01 y luego los 8 números restantes, ya que el formato es de 10 dígitos, para personas físicas. 

Escriba el número de cédula y dé “Enter”, para que el sistema busque la información de la cédula indicada.

Coloque el cursor sobre los datos (cédula y nombre) para seleccionarlo y dé clic en Agregar persona a la lista de informantes.

Verá la notificación en un recuadro, que indica que el informante fue agregado correctamente. Haga clic en Aceptar.

Luego, cierre la ventana de búsqueda, en Cerrar la búsqueda o en la X de la esquina superior derecha.

Cierre también la ventana del Ingreso de Informantes, en la X de la esquina superior derecha.

Declaraciones

Haga clic en la pestaña Declaraciones, que es un menú desplegable y, verá la lista de formularios disponibles.

Dé doble clic en D151 Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos.

Llegará a la pantalla del formulario, haga clic en Crear Declaración.

Verá la ventana de Búsqueda de informantes, con la lista de nombres que se hayan registrado.

Coloque el cursor sobre el dato que corresponda.

Este será marcado y saldrá de inmediato un recuadro emergente, para que confirme al Informante seleccionado, presione el botón .

Puede ver que la información del informante será colocada automáticamente en Datos del Informante.

Seleccione el año correspondiente, al lado derecho del nombre y cédula.

Haga clic en el botón Año Reportado, que despliega el listado de años disponibles.

Para la presentación de este año, elija 2019.

En caso de ser una declaración que rectifica (modifica o corrige) otra, debe marcar la casilla “Es una Rectificativa”.

Si es la primera vez que hace el formulario de este año, no tiene que marcar esa casilla.

Luego haga clic en el botón Guardar que tiene el ícono de un diskette y luego en Aceptar, en el recuadro de confirmación de Declaración guardada.

Una línea será agregada de forma automática y verá el lugar de Administración (en mi caso muestra San José), el Año (2019), Rectificativa (en mi caso No) y un ícono de lápiz en Agregar Detalles.

Ahora vamos a incluir el detalle de la Declaración D151.

Inclusión del detalle

Presione el ícono con figura de lápiz y verá el recuadro que indica las dos formas de ingresar los detalles: 

  1. Crear detalles por medio de importación.
  2. Agregar detalles directamente línea a línea.

En caso de contar con el archivo Excel en el formato correcto, use la primera opción para importarlo.

Para agregar cada línea, elija la opción 2, dando clic sobre el nombre resaltado en color azul, Agregar detalles directamente línea a línea.

Se abrirá el formulario.

Debe escribir el Número de Cédula de la persona a informar (sin guiones, solo números) y dar “Enter”, para que el sistema valide el nombre.

Esto es, el número de identificación, física o jurídica, de su cliente.

El nombre se mostrará en la línea de color amarillo Nombre o Razón Social.

Recuerde incluir un cero adelante si es una persona física, para un total de 10 dígitos.

A continuación, debe seleccionar el Código, en el menú desplegable (la media flecha).

Si no sabe el significado de los códigos, puede verlos en el ícono de signo de pregunta en color azul (?).

Los códigos son:

  • V: Ingresos por Ventas de bienes y servicios.
  • C: Compras.
  • SP: Gastos por Servicios Profesionales.
  • A: Gastos por Alquileres.
  • M: Gastos por Comisiones de todo tipo.
  • I: Gastos por Intereses.

Después de seleccionar el código, digite el monto (entero, solo números, sin decimales ni puntos ni comas) a informar en la casilla Monto de la Operación y presione Agregar Línea.

La información de la línea agregada se muestra entonces en la parte inferior.

Agregue todas las líneas que sean necesarias, para completar la declaración, repitiendo el procedimiento: número de cédula, código y monto.

Archivo .dec

Una vez completadas todas las líneas a incluir en la declaración, vaya a la pantalla principal y seleccione Archivo.

Va ahora a generar el archivo .dec, es decir el formulario que será presentado.

Se despliega un menú, seleccione Generar archivo electrónico DEC.

Se muestra una lista de las declaraciones elaboradas:

  • Número de cédula.
  • Nombre del informante.
  • Modelo del formulario (en este caso D151).
  • Periodo a reportar.
  • Total de registros que incluyo en el detalle.
  • Estado.

Presione el botón Generar todas las declaraciones en forma masiva.

Sale el recuadro de confirmación de Generación masiva, que confirma la cantidad de archivos a generar, haga clic en .

Se abre una pantalla para indicar la ubicación para guardar el archivo, seleccione la ubicación (por ejemplo en Descargas o Escritorio) y de clic en Aceptar.

El nombre del archivo se genera automáticamente, no lo cambie. Verá que indica su número de cédula entre otros dígitos.

Verá la notificación de Generación exitosa, de nuevo haga clic en Aceptar.

En caso de presentar algún error, debe verificar si hizo la instalación de programas correctamente y en el orden indicado, según las instrucciones de Hacienda.

Entonces verá que el Estado ha cambiado de Original a Original/DEC, haga clic en Cerrar o use la X de la ventana.

Ya cuenta ahora con la Declaración D151 hecha pero, falta presentarla.

Es como decir que, ya tiene el formulario lleno pero, debe entregarlo en Tributación.

Presentar Declaración D151

Seleccione en el botón Archivo, la opción Presentar Declaración vía web, que es un enlace a la página DeclaraWeb, en donde se puede presentar la Declaración D151, entre otras.

DeclaraWeb

Una vez en el sitio de Hacienda, verá el título «Presentación de declaraciones informativas», con una lista de las mismas.

Baje hasta encontrar «Seleccione el tipo de identificación del informante».

En Tipo de Identificación, seleccione la opción que le corresponda, según como se encuentre inscrito en Tributación.

En el caso de servicios profesionales a título personal, con nacionalidad costarricense, escoja Físico Nacional.

Posteriormente, llene los datos de los 3 renglones bajo «Datos de la persona de contacto»:

  • Apellidos y Nombre
  • Teléfono (con el formato de 4 dígitos, guión, 4 dígitos)
  • Correo electrónico

Siga con «Seleccione los datos de la declaración a presentar», en donde primero debe indicar el Modelo al seleccionar 151 en el menú desplegable.

Para finalizar, en «Seleccione el archivo a enviar» dé clic en Choose a file para subir el archivo .dec que creó hace unos minutos, en la sección anterior.

Se abrirá la ventana de búsqueda, para que localice en su computadora el archivo .dec, que ante guardó, probablemente en Descargas o Escritorio (¿recuerda?).

Una vez que lo encuentre haga clic sobre el nombre del archivo .dec y luego presione el botón Choose (Elegir) o Abrir.

Entonces, volverá al sitio web para dar clic en el botón Presentar declaración.

Ahora verá la confirmación en pantalla, con un par de íconos en la parte superior derecha, para imprimir y para descargar el pdf.

Presione el ícono de PDF y guarde el archivo de respaldo en su computadora.

¡Listo! Ha cumplido con la presentación de la Declaración D151.

Si desea que le guíe en el proceso reserve una sesión Uno-a-Uno:


Le  podría interesar también ¿Cómo preparar la Declaración D101?

Este artículo fue escrito originalmente en noviembre 2018 y actualizado en diciembre 2019.

Declaración D151
Categorías: Emprender

Helen Bogantes

Mercadóloga, viajara, cat-sitter y minimalista.

4 commentarios

Maricela · 12 noviembre, 2019 a las 1:55 pm

Hola, le agradezco por esta guía porque es la primera vez la que realizo y me está ayudando mucho. Luego, tengo duda en la parte que dice «Debe escribir el Número de Cédula de la persona a informar» , es el número de cédula jurídico a quien le brindé Servicio Profesionales? gracias de antemano

    Helen Bogantes · 12 noviembre, 2019 a las 3:48 pm

    Hola Maricela, me alegra que le sea de utilidad.

    Es correcto, es el número de cédula, física o jurídica, a quien le brindó el servicio.

Miguel Salazar · 9 noviembre, 2019 a las 11:51 pm

Pregunto : que se hace si se le vende un servicio a extranjero , no residente en Costa Rica con pasaporte y que no está la lista del SIC ? Se omite ?

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