Declaración D151 en Costa Rica

El nuevo plazo vence cada 28 de febrero, para la presentación de la Declaración D151 o Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos.

Ya que hubo un cambio en el año fiscal y, ahora va de enero a diciembre.

Esta es una declaración informativa, es decir, solo es para informar a la Dirección General de Tributación.

Aunque no genera el pago de ningún tributo, si no declara o se presenta luego de la fecha límite, genera sanciones.

Este artículo fue originalmente publicado en 2018 y actualizado en 2021.

¿Se eliminó la D151?

La Resolución No. DGT-R-071-2019 elimina esta declaración a partir de este periodo fiscal 2020, solo si sus comprobantes son electrónicos.

Según Hacienda, la deben presentar quienes han realizado transacciones que no hayan sido respaldadas por comprobantes electrónicos.

Si ha usado 100% documentos electrónicos para sus ingresos (factura electrónica), costos y gastos, durante todo su periodo fiscal, ya no es necesario presentar esta declaración.

Según entiendo, queda obligatorio aún para Régimen Simplificado, las compras realizadas a una misma persona sin comprobantes electrónicos y, en el caso de intereses a terceros.

Para evitar el hecho de no contar con comprobantes electrónicos cuando compra algo a una persona o empresa bajo el Régimen Simplificado, puede emitir una Factura Electrónica de Compra.

Si en su caso, siempre debe presentarla, siga leyendo.

Aspectos Generales de la Declaración D151

¿Quién declara?

En caso que deba declarar.

Declaran las personas físicas o jurídicas, sean públicas o privadas, sujetas o no al pago del impuesto de renta, cuando hayan realizado a nivel nacional la venta o la compra de bienes o servicios, a una misma persona, durante el periodo fiscal.

Incluye a personas en régimen tradicional, tributación simplificada, especial agropecuario y rentas de capital mobiliario e inmobiliario.

¿Qué se declara?

Se declaran clientes, proveedores y gastos específicos. De ahí el nombre del formulario.

Se reportan compras y/o ventas de bienes y servicios acumuladas en el año fiscal a una misma persona.

Actualización: Ahora no hay mínimo a reportar, es a partir de ¢1.

Es decir, ventas a un mismo cliente y compras a un mismo proveedor.

Las compras directamente relacionadas con la actividad económica.

Los valores son netos, es decir, se deducen las notas de crédito.

También, se reportan transacciones de anuales, a una misma persona, en compras o ventas de servicios profesionales, alquileres, comisiones e intereses, a nivel nacional.

Estos son, los gastos específicos.

Debe informar sobre clientes de los haya recibido ingresos en el año fiscal.

Además del monto, debe suministrar el número de identificación, es decir la cédula jurídica o física nacional, para extranjeros el DIMEX (Documento de Identificación de Migración y Extranjería) o el NITE (Número de Identificación Tributaria Especial).

Recuerde que el presente año fiscal (de transición) 2020, va del 1º de octubre 2019 al 31 de diciembre 2020. Por lo que debe presentar los 15 meses en una misma declaración.

¿Qué no incluir en la Declaración D151?

No se incluye:

• El IVA ni el impuesto selectivo de consumo. Los montos en esta declaración son sin incluir el IVA, es decir, antes del IVA.
• Las importaciones y exportaciones de bienes, ya que eso lo respaldan en Aduanas.
• Las operaciones respaldadas con comprobantes electrónicos.
• Operaciones que hayan sido reportadas en una declaración autoliquidativa con el mismo detalle (D125 y D149).
• Montos con retención reportados en el formulario D150.

¿Cuándo se presenta?

El formulario D151 se presenta entre enero y el 28 de febrero de cada año.

Puede presentarlo cualquier día entre esas fechas.

En caso de caer domingo o feriado, se traslada al día hábil siguiente.

Le sugiero presentarlo antes de su vencimiento, para evitar el estrés y los posibles fallos en el sistema, la electricidad o el servicio de internet.

¿Cómo se declara?

Si ya hace uso del sistema ATV para la facturación electrónica gratuita, se dará cuenta que no es posible presentar ahí la Declaración D151.

Para ésta se utiliza el sistema «viejo» del programa Declara7, aún así es fácil de usar.

Primero, debe descargar una serie de programas en su computadora, para poder acceder a la confección de los formularios.

Estos solo funcionan con el sistema operativo Microsoft Windows XP o superior.

Si usa algún otro, tendrá que conseguir otra computadora o ir a un Quiosco Tributario en su área de Administración Tributaria, los Centros Comunitarios Inteligentes (CECI) o Núcleos de Asistencia Fiscal.

Actualización: Estos centros de atención presencial han sido cerrados en 2020 y 2021, por la pandemia del COVID-19, hasta nuevo aviso.

Luego de instalar los programas necesarios, se prepara la declaración, a través de los softwares instalados.

Por último, se envía el formulario confeccionado al Ministerio de Hacienda vía web.

Declara7 Instalación por Primera Vez

Debe instalar los programas según las instrucciones en la página web de Hacienda o siga los pasos a continuación.

Framework

Descargue el archivo comprimido FrameWork4.zip y una vez finalizada la descarga, dé clic en Abrir y haga doble clic en el archivo .exe para ejecutarlo.

Acepte los cambios en el equipo, dando clic en Sí, para ejecutar el programa hasta que finalice.

Reportes Cristal

Siga con la descarga de SAP Crystal Reports CRRuntime y cuando finalice, abra y haga doble clic en el archivo .msi para su ejecución.

Acepte la instalación, marque la casilla de aceptación de términos de la licencia y presione Next (Continuar) las 2 veces, luego Sí a la instalación del software en el equipo.

Espere a que sea instalado (verá una barra verde que avanza, varias veces) hasta que aparezca la pantalla de finalización, dé clic en Finish (Finalizar).

Acceso Runtime

Proceda ahora a descargar el Acceso de Microsoft Office AccessRuntime y al finalizar, abra y dé doble clic en .exe para instalarlo.

Haga clic en Sí, para la ejecución, marque la casilla para aceptar los términos de la licencia y dé clic en Continue.

Espere mientras se instala el programa (verá la barra verde avanzado) y, al finalizar una ventana que indica que se completó, haga clic en Aceptar.

SIC

Descargue el zip del Sistema de Identificación de Contribuyentes (SIC) y al final, abra y haga doble clic en el archivo .exe para ser ejecutado.

Una vez abierto, Acepte los términos de la licencia, dé clic en Sí, al completar la instalación haga clic en Close (Cerrar).

Declara7

Por último, descargue el Programa Declara7 y abra al finalizar. Dé doble clic en el archivo .exe para su ejecución.

Dé clic en Sí para que el programa corra y al finalizar en Cerrar.

¡Muy bien! Ya ha instalado los archivos y programas necesarios para hacer uso de la herramienta.

Ahora, debe preparar la declaración para luego presentarla.

Actualización del programa (si no es por primera vez)

Si ya ha instalado antes los programas para declaraciones de años anteriores, debe realizar una actualización del sistema con las nuevas versiones.

Primero debe respaldar la base de datos, luego desinstalar y volver a instalar el sistema Declara7, desinstalar y volver a instalar el SIC.

Como ve, si no es la primera vez que instala los programas, se omite el Framework, los Reportes Cristal y el Acceso Runtime.

A continuación la explicación paso a paso para la actualización.

Es importante que lleve a cabo los pasos en el orden establecido, para su adecuado funcionamiento.

Respaldo de la base de datos de Declara7

Ingrese a Equipo en su disco local (usualmente accesible desde Inicio) y busque la carpeta de Hacienda y, dentro de ella, busque la carpeta Declara7.

Una vez dentro de la carpeta de Declara7, busque el archivo de la Base de Datos bajo el nombre de Informativa5nv.mdb

Presione el botón derecho del mouse sobre ese archivo y seleccione la opción de Copiar.

Vaya a otra ubicación en su equipo, donde desee guardar este respaldo y vuelva a presionar el botón derecho para seleccionar Pegar.

Para mayor claridad y orden, se sugiere crear una carpeta con el nombre de Respaldo_Declara7_2019 para pegar el archivo dentro de ella.

Asegúrese de contar con el archivo Informativa5nv.mdb dentro de la carpeta creada o la nueva ubicación seleccionada.

Ahora proceda con la desintalación del sistema previo de Declara7 desde el Panel de Control.

Desinstalación y nueva instalación de Declara7

Vaya a su Panel de Control, ingrese a Programas – Desinstalar un Programa y busque el programa Declara7.

Coloque su cursor sobre el nombre de Declara7, para ver aparecer el botón de Desinstalar y presiónelo.

Ahora vuelva a instalar la nueva versión del programa Declara7, tal como lo ha hecho en ocasiones anteriores (ver el apartado anterior, Instalación Declara7).

Una vez instalado, abra el sistema Declara7 y seleccione la opción de Consultar Declaraciones.

Si le sale el mensaje «No se encontraron datos con los parámetros de la búsqueda», quiere decir que la base de datos está en blanco. De clic en Aceptar.

En ese caso, debe proceder a copiar la base de datos en la nueva versión instalada.

Vaya a la carpeta de respaldo que acaba de crear, copie el archivo Informativa5nv.mdb y péguelo en la carpeta donde quedó instalado el Declara7.

Si el sistema le indica que ya hay un archivo con el mismo nombre, seleccione Copiar y Reemplazar.

Vuelva a abrir el sistema Declara7 para que se actualice.

Desinstalación y nueva instalación del SIC

Proceda ahora a desinstalar el Sistema de Identificación de Contribuyentes (SIC) en el Panel de Control.

Luego vuelva a instalar el SIC, como se indica en al apartado anterior SIC.

Ya ha terminado la instalación de las nuevas versiones y puede continuar con la preparación de la D151.

Preparación Declaración D151

Al finalizar las instalaciones, deberá ver el ícono de acceso directo al Declara7 en el escritorio de su computadora.

Entre, dando doble clic en ese ícono de Declara7 en su escritorio. Presione Ingresar.

Lo primero que es necesario ingresar es la información del informante (o sea, usted) y luego los datos de la Declaración D151.

En el caso de ser un profesional independiente, tenga a mano la lista de sus clientes, de quienes haya recibido más de ¢50.000 en el año fiscal.

Ya que, requiere de cada uno, el número de cédula (física o jurídica) y el monto total anual a reportar.

Informante

Haga clic en la pestaña Ingreso de Informantes y luego, en la ventana emergente, clic en Nuevo.

Verá la pantalla de Búsqueda de información para la creación del informante.

Seleccione el tipo de cédula, según corresponda, Persona Física o Jurídica.

Siga el formato indicado para los números de la cédula, sin guiones ni espacios, solo números.

Con los ceros incluidos, en el caso de personas físicas y un cero adelante del primer dígito.

Por ejemplo, mi cédula inicia con 1, entonces debo escribir 01 y luego los 8 números restantes, ya que el formato es de 10 dígitos, para personas físicas. 

Escriba el número de cédula y dé “Enter”, para que el sistema busque la información de la cédula indicada.

Coloque el cursor sobre los datos (cédula y nombre) para seleccionarlo y dé clic en Agregar persona a la lista de informantes.

Verá la notificación en un recuadro, que indica que el informante fue agregado correctamente. Haga clic en Aceptar.

Luego, cierre la ventana de búsqueda, en Cerrar la búsqueda o en la X de la esquina superior derecha.

Cierre también la ventana del Ingreso de Informantes, en la X de la esquina superior derecha. Acepte el cierre de la ventana.

Declaraciones

Haga clic en la pestaña Declaraciones, que es un menú desplegable y, verá la lista de formularios disponibles.

Dé doble clic en D151 Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos.

Llegará a la pantalla del formulario, haga clic en Crear Declaración.

Verá la ventana de Búsqueda de informantes, con la lista de nombres que se hayan registrado.

Coloque el cursor sobre el dato que corresponda.

Este será marcado y saldrá de inmediato un recuadro emergente, para que confirme al Informante seleccionado, presione el botón Sí.

Puede ver que la información del informante (usted) será colocada automáticamente en Datos del Informante.

Seleccione el año correspondiente, al lado derecho del nombre y cédula.

Haga clic en el botón Año Reportado, que despliega el listado de años disponibles.

Elija el año.

¿Cómo corregir una declaración ya presentada?

En caso de ser una declaración que rectifica (modifica o corrige) otra, debe marcar la casilla “Es una Rectificativa”.

Luego haga clic en el botón Guardar que tiene el ícono de un diskette y luego en Aceptar, en el recuadro de confirmación de Declaración Guardada.

Una línea será agregada de forma automática y verá el lugar de Administración (en mi caso, muestra San José), el Año Reportado (2020), Rectificativa (en mi caso No) y un ícono de lápiz en Agregar Detalles.

Ahora vamos a incluir el detalle de la Declaración D151.

Inclusión del detalle

Presione el ícono con figura de lápiz (debajo de Agregar Detalles) y verá el recuadro que indica las dos formas de ingresar los detalles: 

1. Crear detalles por medio de importación.
2. Agregar detalles directamente línea a línea.

En caso de contar con el archivo Excel en el formato correcto, use la primera opción para importarlo.

En este ejemplo, para agregar cada línea, elija la opción 2, dando clic sobre el nombre resaltado en color azul, Agregar detalles directamente línea a línea.

Se abrirá el formulario.

Formulario

Debe escribir el Número de Cédula de la persona a informar (sin guiones, solo números) y dar “Enter”, para que el sistema valide el nombre.

Esto es, el número de identificación, física (10 dígitos) o jurídica, de su cliente.

El nombre se mostrará en la línea de color amarillo Nombre o Razón Social.

Recuerde incluir un cero adelante si es una persona física, para un total de 10 dígitos.

Verifique que el nombre sea correcto.

A continuación, debe seleccionar el Código, en el menú desplegable (la media flecha).

Si no sabe el significado de los códigos, puede verlos en el ícono de signo de pregunta en color azul (?).

Para ingresos por Servicios Profesionales, seleccione V.

Los códigos para Clientes y Proveedores son:

• V: Ingresos por Ventas de bienes y servicios.
• C: Compras.

Para pagos realizados por Gastos Específicos los códigos son:

• SP: Gastos por Servicios Profesionales.
• A: Gastos por Alquileres.
• M: Gastos por Comisiones de todo tipo.
• I: Gastos por Intereses.

Si los alquileres ya se han reportado en la declaración de rentas de capital, no hay que reportarlo en la D151.

En los intereses no hay que incluir los que han sido objeto de retención al momento de concluirse ni los han sido pagados a entidades del Sistema Bancario Nacional (público o privado).

Después de seleccionar el código, digite el monto (entero, solo números, sin decimales ni puntos ni comas) a informar en la casilla Monto de la Operación y presione Agregar Línea.

Este se refiere a montos brutos, sin impuestos (sin IVA).

La información de la línea agregada se muestra entonces en la parte inferior.

Agregue todas las líneas que sean necesarias, para completar la declaración, repitiendo el procedimiento: número de cédula, código y monto.

Archivo .dec

Una vez completadas todas las líneas a incluir en la declaración, vaya a la pantalla principal y seleccione Archivo.

Va ahora a generar el archivo .dec, es decir el formulario que será presentado.

Se despliega un menú, seleccione Generar archivo electrónico DEC.

Se muestra una lista de las declaraciones elaboradas:

• Número de cédula.
• Nombre del informante.
• Modelo del formulario (en este caso D151).
• Periodo (año) a reportar.
• Total de registros que incluyo en el detalle (cantidad de clientes reportados).
• Estado (Original).

Presione el botón Generar todas las declaraciones en forma masiva.

Sale el recuadro de confirmación de Generación masiva, que confirma la cantidad de archivos a generar, haga clic en Sí.

Se abre una pantalla para indicar la ubicación para guardar el archivo, seleccione la ubicación (por ejemplo en Descargas o Escritorio) y de clic en Aceptar.

El nombre del archivo se genera automáticamente, no lo cambie. Verá que indica su número de cédula entre otros dígitos.

Verá la notificación de Generación exitosa, de nuevo haga clic en Aceptar.

En caso de presentar algún error, debe verificar si hizo la instalación de programas correctamente y en el orden indicado, según las instrucciones de Hacienda.

Entonces verá que el Estado ha cambiado de Original a Original/DEC, haga clic en Cerrar o use la X de la ventana.

Ya cuenta ahora con la Declaración D151 hecha pero, falta presentarla.

Es como decir que, ya tiene el formulario lleno pero, debe entregarlo en Tributación.

Presentar Declaración D151

Seleccione en el botón Archivo, la opción Presentar Declaración vía web, que es un enlace a la página DeclaraWeb, en donde se puede presentar la Declaración D151, entre otras.

DeclaraWeb

Una vez en el sitio de Hacienda, verá el título «Presentación de declaraciones informativas», con una lista de las mismas.

Baje hasta encontrar «Seleccione el tipo de identificación del informante».

En Tipo de Identificación, seleccione la opción que le corresponda, según como se encuentre inscrito en Tributación.

En el caso de servicios profesionales a título personal, con nacionalidad costarricense, escoja Físico Nacional.

Posteriormente, llene los datos de los 3 renglones bajo «Datos de la persona de contacto»:

• Apellidos y Nombre
• Teléfono (con el formato de 4 dígitos, guión, 4 dígitos)
• Correo electrónico

Siga con «Seleccione los datos de la declaración a presentar», en donde primero debe indicar el Modelo al seleccionar 151 en el menú desplegable.

Seleccione el periodo a presentar.

Para finalizar, en «Seleccione el archivo a enviar» dé clic en Choose a file para subir el archivo .dec que creó hace unos minutos, en la sección anterior.

Se abrirá la ventana de búsqueda, para que localice en su computadora el archivo .dec, que ante guardó, probablemente en Descargas o Escritorio (¿recuerda?).

Una vez que lo encuentre haga clic sobre el nombre del archivo .dec y luego presione el botón Choose (Elegir) o Abrir.

Entonces, volverá al sitio web para dar clic en el botón Presentar declaración.

Ahora verá la confirmación en pantalla, con un par de íconos en la parte superior derecha, para imprimir y para descargar el pdf.

Presione el ícono de PDF y guarde el archivo de respaldo en su computadora.

Ahora puede cerrar todo lo que ha quedado abierto y presionar Salir en Declara7.

¡Listo! Ha cumplido con la presentación de la Declaración D151.

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Puede ver la guía de uso de Hacienda y leer más información sobre la declaración y las sanciones.

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Lea también ¿Cómo preparar la Declaración D101?

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