Factura Electrónica en CR -Su Mejor Mega Guía

Publicado por Helen Bogantes en

Factura Electrónica Gratuita en Costa Rica

La factura electrónica en Costa Rica es obligatoria desde 2018 y el uso de CAByS desde 1º de diciembre 2020.

Aquí está, la explicación paso a paso, para generar la factura electrónica gratuita, incluido el CAByS, con la herramienta del Ministerio de Hacienda.

Este artículo fue publicado originalmente en 2018 y actualizado por última vez en Octubre 2021.

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¿Requisitos para la Factura Electrónica?

Si se es contribuyente o declarante en Hacienda, está obligado a emitir un comprobante de ingresos (una factura) por cada una de sus ventas, ya sean productos o servicios.

Este un comprobante virtual (un archivo), sin importar el tamaño o volumen del negocio.

Antes de emitir su primera factura electrónica, debe realizar 4 pasos previos:

  1. Inscribirse en ATV (Administración Tributaria Virtual).
  2. Obtener su Firma Digital o Clave Criptográfica.
  3. Generar una Contraseña.
  4. Descargar el Firmador para usar el Facturador Gratuito.
  5. Usar el Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) del Banco Central.

Le explico cada uno, detalladamente, a continuación y luego, cómo elaborar la factura electrónica.

Inscribirse en ATV

Primero lo primero, para emitir sus facturas electrónicas, debe estar registrado como contribuyente en el Ministerio de Hacienda.

📍 Si aún no está inscrito, lea ¿Cómo inscribirse en ATV?

Si ya estaba inscrito y su método de facturación es electrónico, por favor brinque a la explicación de Firma o Llave.

En caso de estar inscrito pero, hasta ahora va iniciar el uso de la factura electrónica, entonces, debe informar el cambio del método de facturación.

Indicar Uso de Factura Electrónica

Vaya a: Registro Único Tributario > Declaraciones del Registro Único Tributario > Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.

Es decir, una vez dentro de su perfil en ATV, busque la pestaña Registro Único Tributario (RUT) en el menú superior de la pantalla y dé clic sobre ella para ver las opciones desplegables.

Haga clic en la opción con el nombre de Declaraciones del Registro Único Tributario.

Ahora elija el formulario de Declaración de Modificación de Datos en el Registro Único Tributario.

Dele clic a Llenar Formulario, para cambiar el método de facturación.

Método de Facturación

Sus datos ya registrados aparecerán.

Baje hasta el punto XII. Método de Facturación y elija la opción Factura Electrónica (Emisor – Receptor Electrónico).

Luego marque la casilla de check para aceptar las condiciones de la Resolución citada y haga clic en Aceptar.

Debe elegir los Requisitos que se indican, marcando las casillas (a,b,c): Posee conexión a internet, Cuenta con firma electrónica y el Sistema emite los respectivos archivos XML.

En Tipo de Sistema, elija iv. Sistema gratuito del Ministerio de Hacienda.

Ahora, baje hasta el final y dele clic al botón Validar.

Podrá ver que se está «Procesando» y caso de necesitar ingresar otros datos obligatorios, aparecerá una advertencia.

Siendo así, vuelva a revisar el formulario y rellene los datos faltantes que se indiquen como obligatorios, con un asterisco (*) rojo y vuelva a Validar.

Presentación

Una vez procesado, el botón dirá «Presentar», dele clic a Presentar.

Leerá la pregunta «¿Desea presentar la declaración?» Dele clic a Aceptar.

Luego «¿Desea agregar documentos?» Dele clic a No.

Entonces verá un resumen de la Declaración, indicando que fue presentada exitosamente.

Ahí mismo podrá descargar los documentos de Acuse, Detalle y Constancia.

Pulse cada uno de los tres botones de Descargar, para guardar los archivos pdf en su computadora.

¡Listo! Ya ha informado a Hacienda, que hará uso de la factura electrónica.

Ahora siga con el paso para obtener su Llave Criptográfica.

¿Firma o Llave? para Factura Electrónica

El equivalente a su firma impresa en un documento, pero en versión digital, es un mecanismo de seguridad, que debe definir.

Para personas físicas (inscritas con su número de cédula de identidad en Hacienda), está la Firma Digital y la Llave Criptográfica. En el caso de personas jurídicas (empresas) está el Sello Electrónico.

¿Firma Digital o Clave Criptográfica? Usted decide. La firma digital no es gratuita, la clave criptográfica sí.

La firma digital se obtiene al realizar una solicitud en un banco (del sistema bancario nacional regulado por el Banco Central) y la tarifa podría variar de una entidad a otra.

En ese caso, recibirá un token o dispositivo físico con claves, que luego necesitará para firmar en forma digital los comprobantes electrónicos, como la factura electrónica.

La Clave Criptográfica se obtiene en línea en el mismo sitio web de ATV que ha estado utilizando, por medio de una «llave» digital, llamada Llave Criptográfica.

Esta llave permite hacer uso del Facturador Gratuito de Ministerio de Hacienda y poder emitir sus facturas electrónicas.

Es el procedimiento que le explico a continuación.

¿Cómo generar la Llave?

Esta opción, por seguridad, solo está disponible para los usuarios de tipo Obligado Tributario, o sea, usted mismo.

De tal forma, si tiene algún usuario Autorizado (otra persona), para la presentación de declaraciones u otras instancias, éste no podrá solicitar la Llave por usted.

Hay dos tipos de llaves, una de Pruebas (para practicar su uso) y otra de Producción, que es la definitiva.

Se sugiere iniciar con la llave de pruebas para familiarizarse con la herramienta, pero si lo desea puede generar de una vez la llave de producción.

Se usan los mismos pasos para ambas, la diferencia radica en la selección inicial: Prueba o Producción.

Llave de Producción

Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Llave Criptográfica de Producción > Generar llave criptográfica en producción.

Es decir, ingrese a ATV y busque la pestaña de Comprobantes Electrónicos en el menú superior, dé clic sobre ella para que se despliegue.

Haga clic en la opción Llave Criptográfica de Producción, que desplegará más opciones.

Escoja Generar llave criptográfica en producción y llegará a la pantalla de la generación de la llave.

Debe crear una contraseña de cuatro dígitos, que deberá recordar luego (así que no la olvidé).

Evite usar números consecutivos, por seguridad, ya que sería muy fácil de adivinar.

Llene el espacio de Escribir PIN y Confirmar PIN, después haga clic en Generar.

Aparecerá entonces la opción para bajar el certificado con la Llave Criptográfica, haga clic en Descargar.

Ahora vaya al archivo que acaba de bajar y ábralo.

Al dar Abrir al documento, aparecerá un Asistente para Importación de Certificados, que debe instalar en su computadora.

Dele clic a Siguiente para que el asistente guarde el certificado.

Podrá seleccionar el lugar de almacenaje del archivo o usar el sugerido (usualmente en «Descargas» o «Escritorio», según la configuración de su ordenador) y vuelva a dar clic en Siguiente.

Luego, deberá escribir los cuatro dígitos del PIN, que creó recientemente.

Haga clic en Finalizar para cerrar el Asistente y verá el mensaje «La importación se completó correctamente».

Presione Aceptar o el cuadrito con una X, para cerrar el recuadro.

¿Cómo generar una nueva Llave?

En caso de llegar a perder su archivo de Clave Criptográfica, puede solicitar una nueva.

También, cuando el certificado con el que quiere firmar está vencido, debe volver a generarlo.

Primero, se debe revocar la existente, en Comprobantes Electrónicos / Llave Criptográfica de Producción / Revocar Llave Criptográfica de Producción.

Luego, crear una nueva, siga las mismas indicaciones mencionadas en el apartado anterior.

¿Cómo se genera la Contraseña?

Debe obtener un Usuario y Contraseña, que el sistema generará, para permitir el envío y validación de comprobantes.

Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Llave Criptográfica de Producción > Generar Nueva Contraseña en Producción.

Es decir, ingrese a ATV y busque la pestaña de Comprobantes Electrónicos en el menú superior, dé clic sobre ella para que se despliegue.

Haga clic en la opción Llave Criptográfica de Producción, que desplegará más opciones.

Escoja Generar Nueva Contraseña en Producción y llegará a la pantalla de confirmación, que podrá usar tanto si es la primera vez, como si desea crear una contraseña nueva.

Presione el botón de Aceptar y verá un mensaje indicando que: «Su contraseña y usuario ha sido creado y que debe copiarlos de la pantalla».

De nuevo, haga clic en Aceptar.

Verá en la pantalla toda la información generada, debe copiar y pegar.

Es muy importante que no omita este paso, ya que necesitará la información aquí generada (usuario y contraseña) para hacer uso del Facturador Electrónico.

Guardar el Usuario y Contraseña

Seleccione la información en la pantalla con el uso del botón izquierdo de su mouse, para que se marque.

Use la opción Copiar (Ctr + C) y abra un documento nuevo de Word, Texto o Notas, y use la opción Pegar (Ctr + P o con el botón derecho del mouse).

Guarde el archivo con el nombre que guste, por ejemplo: PIN facturador y, téngalo a la mano cuando emita sus facturas electrónicas.

En la última versión del Facturador, esta información aparece sola de forma automática, sin embargo puede guardarla en caso de que la necesite al empezar su uso.

Regrese a la página de ATV, que seguirá con los datos generados, ya no debe dar clic en Aceptar, ya que generaría una nueva contraseña, la cual invalidaría la anterior.

Ahora, continúe con la descarga del Firmador.

¿Cómo descargar el Firmador?

El Firmador es un software o programa, que permite el uso del Facturador Electrónico Gratuito.

Se encuentra disponible de forma gratuita en el sitio web del Ministerio de Hacienda, en el botón de Comprobantes Electrónicos.

Para los usuarios de Mac, se sugiere el uso del navegador Google Chrome.

Aquí le brindo el enlace de Hacienda para que baje el Firmador Electrónico SignumOne, según su sistema operativo.

La descarga tardará unos segundos o minutos en completarse la descarga, ya que son varios megas de peso.

Una vez descargado, debe Abrir el archivo.

En caso de ser un archivo .exe, lo debe Ejecutar y Finalizar, para completar la instalación.

Ya el Firmador, se encontrará en su computadora, generalmente, con un acceso directo en su escritorio.

Ahora, puede emitir su primera factura electrónica.

Actualizaciones de SignumOne

Si por alguna razón, posteriormente el firmador instalado no funciona, revise si está actualizado.

Si no, vuelva a descargarlo e instalarlo en su computadora y luego la reinicia.

¿Cómo usar CAByS?

El Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) es un listado de más de 20 mil productos, hecho por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central de CR.

Agrupa 10 Categorías principales de Bienes y Servicios, con una jerarquía de subdivisiones en cada categoría.

De la Categoría 0 a la 4 son Bienes (productos físicos terminados) y de la 5 a la 9 corresponde a Servicios.

Cada bien y servicio tiene un código de 13 dígitos, que debe utilizar al emitir sus facturas.

Para accesar al CAByS se hace por medio del sitio del Banco Central, en la pestaña de Indicadores Económicos, sección (columna derecha) de Catálogo de Bienes y Servicios.

Puede elegir entre descargar el archivo excel o usar el buscador web.

Sugerencias para el uso de CAByS

  • Si maneja bien excel use el archivo, sino use el buscador web.
  • Mantenga la calma y espere varios segundos para que los resultados vayan apareciendo.
  • Utilice una sola palabra clave para la búsqueda.
  • Busque primero en la Categoría que más acerque a lo busca, para ir  descartando opciones más rápidamente.
  • Recuerde que el Catálogo es de Bienes y Servicios, no de actividades económicas ni profesiones.
  • Anote los códigos que necesita, antes de confeccionar sus facturas y revíselos cada vez que los usa, ya que la numeración podría cambiar.
  • Los Servicios profesionales, científicos y técnicos (excepto servicios de investigación, desarrollo, legales y contables) se encuentran en la Categoría 8 subcategoría 3.
  • Si del todo no encuentra la descripción adecuada, use la opción “n.c.p” (No Clasificado en otra Parte), dentro de la subcategoría que más se acerque.
  • Tenga presente que Hacienda advierte que, las tarifas de IVA mostradas dentro del catálogo, son solo una referencia, es decir, podrían estar equivocadas.

Buscador web

Vaya al sitio web del Banco Central, presione Buscador Web y llegará directamente al Catálogo de Bienes y Servicios (CAByS).

Tiene dos opciones, buscar en el cuadro de búsqueda con una palabra clave o buscar por Categorías.

Cuadro de Búsqueda

Escriba una palabra clave y presione Enter en su teclado o el ícono de la lupa en el cuadro de búsqueda. 

Espere para ver los resultados, que contienen esa palabra, en las diferentes Categorías, al lado izquierdo y la Descripción de los Bienes o Servicios, en la columna derecha.

Al encontrar la descripción correcta, haga clic en el cuadrito junto al Nombre del Bien o Servicio y espere un momento para que aparezca el resultado en los cuadros grises.

Si no encuentra la descripción correcta, presione el botón Reiniciar Búsqueda e intente de nuevo. 

Categorías

Haga clic en la Categoría (en el cuadrito con signo +) que mejor se relaciona con el producto que anda buscando, para desplegar las opciones de subcategorías y seguir explorando.

Presione el + de la subcategoría que mejor se adapta a lo que busca y así sucesivamente, hasta encontrar el código con la descripción de bien o servicio que le sirva.

Cuando ya no hayan más subcategorías que mostrar, verá el renglón inferior que indica “Última Línea”.

Sabrá que ha encontrado el código, cuando la descripción incluya al final el porcentaje del IVA entre paréntesis.

Seleccione el bien o servicio en la columna de la derecha, para ver el código correspondiente aparecer en el cuadro gris.

Una vez localizado el código correspondiente, use el clic derecho para copiar el número, que luego tendrá que pegar en la elaboración de su factura.

Búsqueda en el archivo excel

Vaya al sitio web del Banco Central, presione Cabys: Catálogo e Historial de Cambios.

Se realizará la descarga automática del archivo excel en su computadora, en donde podrá abrirlo dando doble clic sobre el nombre del archivo, Catálogo de Bienes y Servicios.

Abra el archivo y use la opción de Filtro aplicado en la columna R “Descripción del Bien o Servicio”, luego escriba la palabra clave del nombre de artículo o servicio que busca y presione Aceptar.

Revise los resultados de la búsqueda y ubique el código correspondiente en la columna Q “Código del Bien o Servicio”.

Intente de nuevo, si no logra encontrar lo que busca.

También puede probar con el filtro en la columna de Categorías.

¿Cómo elaborar la Factura Electrónica?

Vaya a: Comprobantes Electrónicos > Herramienta Gratuita > Facturar.

Es decir, ingrese a ATV y busque la pestaña de Comprobantes Electrónicos en el menú superior, dé clic sobre ella para que se despliegue.

Haga clic en la opción Herramienta Gratuita, que desplegará más opciones.

Escoja Facturar y llegará a la pantalla de Emisión de Comprobante Electrónico.

Seleccione el Tipo de Documento, Factura Electrónica.

Verá los diferentes apartados de la factura, en primera instancia los «Datos del Emisor», o sea, usted.

Tiquete Electrónico

¿Cuándo usar un Tiquete en lugar de una Factura? Se elige el Tiquete Eléctrónico cuando no cuente con los datos de su cliente (el receptor).

Por ejemplo, si su cliente es extranjero y solo cuenta con pasaporte o si su cliente no le brinda el número de identidad.

A diferencia de la factura electrónica, el tiquete no le sirve al receptor para efectos tributarios (ya que no recibirá el archivo xml).

Los Tiquetes tendrán su propia secuencia numérica, separada de las Facturas.

Para sus efectos como Emisor, tanto el Tiquete como la Factura funcionan igual para registrar sus ingresos.

Datos del Emisor

Estos se completarán automáticamente algunos campos con su información según el sistema.

Debe rellenar los demás espacios obligatorios, marcados con un asterisco (*) rojo.

Sucursal: en caso de contar con varios puntos de venta aparecerán los nombres, según los datos que aportó al inscribirse.

Si solo tiene una sucursal y no le ha puesto ningún nombre antes, aparecerá «Sin Descripción». Para colocar una descripción, use el formulario de Modificación de Datos, en el título «¿Si ya estoy inscrito?»

En la factura podrá escribir el Número de la Sucursal y el Número de Caja. Coloque «1» en ambas, si no tiene más de uno.

Los datos en casillas de color gris oscuro no son modificables en el Facturador.

Puede cambiar el email del emisor si lo desea, ese espacio sí se puede modificar.

Datos del Receptor

Seleccione el Tipo de Identificación según corresponda, a quién le va a hacer la factura electrónica:

  • Físico nacional: si la factura la va a realizar para una persona.
  • Pasaporte: si es a un extranjero.
  • Jurídica Nacional: si una empresa u organización.

Escriba el Número de Identificación correspondiente, solo números (sin guiones) y el resto de datos aparecerán de forma automática, al posicionarse en Nombre del Receptor.

El receptor debe también estar inscrito en el Ministerio de Hacienda, de lo contrario no es posible emitir la factura con nombre.

De nuevo verá las casillas de color gris oscuro, que no se pueden modificar y, la de correo electrónico que sí podrá cambiar.

Utilice el email de su cliente, al que desea que se envíe la factura. Escriba sin dejar espacios ni antes ni después.

Datos Encabezado de Factura

Seleccione el Tipo de Documento: Factura Electrónica y aparecerá automáticamente la secuencia o número consecutivo y la fecha del día en tiempo real.

Elija la Condición de la Venta: Contado, Crédito u otras opciones.

Escoja la Moneda Venta: CRC-Colón Costarricense, USD-Dólar Americano o algún otro, según sea su caso.

Si usa otra moneda diferente a los colones, debe indicar el Tipo de Cambio.

Le sugiero utilizar la referencia de los Indicadores Económicos del Banco Central de Costa Rica.

Luego, marque la casilla correspondiente para la Forma de Pago: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia – Depósito Bancario, Recaudado por Terceros u Otros.

Dé clic al botón Guardar Encabezado, si todo está bien verá un recuadro con el mensaje «Insertado Correctamente».

Presione Aceptar para volver a la factura.

Aparecerá entonces los espacios correspondientes al detalle de la factura.

Datos del Detalle de la Factura

Código de Producto o Servicio: Aquí debe buscar el código correspondiente del Catálogo de Bienes y Servicios (CABys).

Presione la lupa en Buscar Producto/Servicio. Seleccione Tipo de Búsqueda Por Código y pegue el código CAByS (que ya buscó previamente) en el cuadro de Detalle de Búsqueda.

Seleccione la información en el recuadro de Productos o Servicios y aparecerá la Descripción de la Línea (que luego puede modificar, para precisar su información).

Debe rellenar las demás casillas obligatorias (con asterisco rojo):

  • Unidad de Medida: Servicios Profesionales, metros, kilos, horas, días u otros.
  • Cantidad.
  • Precio Unitario.

El monto total aparecerá de forma automática, revise que esté bien.

Los montos utilizan 5 dígitos de céntimos o decimales, así que, 100, por ejemplo, se leería 100.00000.

Si tiene algún error puede Limpiar La Línea.

Puede agregar, opcionalmente, otro código propio en Tipo de Código: del Vendedor, del Comprador o de Uso Interno.

A partir de Julio 2019 se incluye el apartado del IVA.

Entonces, ahora aparece desplegado debajo de los datos del Detalle de la Factura, el espacio para Impuestos y Exoneraciones.

Impuestos y Exoneraciones

Para cada línea de su factura, debe incluir el Impuesto y recuerde que debe agregar el IVA en el caso de ventas por servicios.

En el título Tipo de Impuesto, haga clic en Seleccione, para ver el menú desplegable y presione Impuesto al Valor Agregado.

En Código de la Tarifa, seleccione Tarifa General 13%.

Verá que los datos del impuesto se genera de forma automática.

Haga clic en Guardar Impuesto y luego en Aceptar el mensaje de «Registro de Impuesto Agregado».

En el título del Detalle de las Líneas Facturadas, dé clic en Guardar Línea.

Al estar todo está bien verá el mensaje «Línea de Factura Agregado», dé clic en Aceptar para volver a la factura.

En caso de necesitar más líneas que agregar, repita el procedimiento.

Puede usar la X debajo de Excluir, si hizo alguna línea con algún error.

Revise que todo esté correcto, si necesita corregir algo regrese deslizando arriba al Detalle de Líneas Facturadas y haga los cambios.

Hay otro subtítulo desplegables: Documentos de Referencia. Si está emitiendo una factura no lo necesitará.

Y Otros, en caso de que desee escribir alguna nota adicional (es opcional).

La numeración consecutiva automática, muestra los ceros a la izquierda, por lo que en su primera factura, verá un montón de ceros antes del 1.

Al final, verá en Totales de la Factura la información generada, en casillas de color gris oscuro, que no puede modificar ahí.

Ya su factura está preparada, queda validarla y enviarla al sistema de Hacienda.

Validar

Ahora, debe dar clic al botón Validar Documento y luego  al mensaje de confirmación.

Verá el recuadro de «Documento validado y almacenado con éxito», haga clic en Aceptar.

Aparecerá el subtítulo «Enviar XML Firmado» con un recuadro gris oscuro bajo la Clave de Documento para Firmar, con un numeral muy largo, es un código llamado Hash.

Hash/ Firmar Documento

Anteriormente se debía copiar y pegar el Hash, pero ahora con SignumOne no es necesario y verá la información del Hash ya copiada en la casilla correspondiente.

Debe abrir la aplicación instalada en su computadora, con un clic en el nombre de SignumOne. Una vez abierto, puede presionar Minimizar.

Luego, dé clic al botón de Firmar Documento.

Si recibe el error «no se logró conectar al firmador, favor verifique que se esté ejecutando el firmador», revise que SignumOne esté abierto y vuelva a presionar «Firmar Documento».

En caso de que el error persista, podría ser que haya una nueva versión y lo que debe hacer es actualizarlo. Elimine la aplicación y proceda a instalarla nuevamente.

Para esto, siga las mismas instrucciones arriba mencionadas: Cómo instalar el Firmador.

Llave Criptográfica

Si usó el Hash: Dé clic en el botón Firma Llave Criptográfica.

En caso de usar SignumOne:

Verá la ventana de la «Selección de la Llave Criptográfica», con dos renglones para rellenar, el archivo de la Llave y el Pin. Dele clic al primer recuadro, donde dice Archivo.

En ambos casos:

Verá aparecer un cuadro de Abrir documentos.

Debe buscar el archivo con su llave (que ya descargó en su computadora) y es el ícono de un sobre abierto con una llave al lado.

Ubique el archivo y selecciónelo con un clic, para que aparezca el dato en la casilla de Nombre (que empieza con su número de cédula) y dele doble clic o haga clic en el botón Abrir.

Si aparece algún error, verifique que su página de la factura se encuentre abierta en el navegador, ya que podría perder la conexión.

También, puede Validar de nuevo y volver a copiar el hash o firmar, ya que, en caso de tardar mucho, el sitio web podría estar en un receso.

PIN

Ahora debe escribir su PIN de cuatro dígitos (¿se acuerda?, eso también ya lo ha creado).

Si usó el Hash: verá el recuadro de «Digite Clave», escriba su pin y luego dé clic en Aceptar.

Al salir todo bien, recibirá el mensaje «Firma digital completada» y debe volver al sitio web para finalizar la presentación. Haga clic en Aceptar.

Puede cerrar el cuadro del Firmador, en la X de la esquina superior derecha.

En SignumOne:

El pin se solicita de una vez en el segundo renglón de la ventana activa.

Donde dice «Ingrese el PIN para acceder a la llave criptográfica», escriba su pin y luego presione Continuar.

Verá el recuadro de «Certificado de firma» con la indicación del certificado encontrado, haga clic en Continuar.

Debe incluir el archivo de la Llave y el pin muy rápidamente. Puede usar el botón de Enter en lugar de ir a Continuar, para tener mayor velocidad.

Si no lo hace rápido, se pierde la conexión, así que debe volver a Firmar el Documento y proceder con más rapidez: Llave – Enter – Pin – Enter.

Saldrá la notificación de «XML firmado con éxito», presione Aceptar.

En ambos casos:

Si hubo algún problema (de conexión, por ejemplo) y recibe otro mensaje, indicando que no fue posible.

Entonces, debe repetir el procedimiento y abrir la llave, asegúrese de tener la página de la factura abierta en su explorador de internet, para evitar perder la conexión.

No tarde en digitar el PIN, ya que también puede ocasionar algún error de conectividad por el tiempo transcurrido.

Vuelva a la factura, para continuar en el espacio bajo el nombre de Enviar XML Firmado, ya casi termina.

Usuario y Contraseña

Hay dos recuadros, Usuario y Contraseña, que debe rellenar.

Para eso, busque el archivo de Word (texto o notas) en donde pegó la información del apartado ¿Cómo se genera la contraseña para la llave criptográfica? (¿recuerda?, de pegar y copiar).

Le sugerí guardar el documento con el nombre de PIN Facturador, ¿lo ubicó?

Bueno, abra el archivo, copie y pegue la información, primero de Usuario (Identificación de Ingreso) y luego de Contraseña de Ingreso, desde el Word o texto a la factura.

Actualización: Ahora al volver a ingresar para realizar facturas, verá que el Usuario y Contraseña, ya están digitados, por lo que no tendrá que escribirlos nuevamente en cada documento que haga.

Enviar

Presione el botón de Enviar XML Firmado.

Si tarda demasiado tiempo, verá el anuncio de «tiempo caducado» y deberá ingresar al sistema de nuevo.

No se preocupe, al volver a seleccionar el Tipo de Documento como Factura Electrónica, recibirá un mensaje que cargará la información guardada como borrador.

Termine la factura y repita el procedimiento desde Validar Documento, Hash/SignumOne, copiar y pegar el usuario y la contraseña, hasta Enviar XML Firmado.

Si todo salió bien recibirá el mensaje «Archivo Recibido Correctamente. Archivo Validado Correctamente».

Haga clic en Aceptar. Un archivo pdf con su factura se descargará automáticamente en su computadora.

Guarde el archivo pdf y xml, por seguridad, en varios lugares: su ordenador, un disco externo o USB, en la nube (en Google Drive, DropBox, etc.), a su mismo email.

Recibirá una copia de los archivos en su Buzón de usuario en ATV, así que, en caso de que la descarga no se complete, puede bajarlos desde ahí.

Una copia también será enviada de forma automática a la dirección de correo electrónico que haya suministrado en los datos del receptor.

A veces el sistema falla en este envío, así que puede consultar con su cliente o enviar una copia por correo electrónico.

Finalizar

De forma automática el sistema genera un nuevo comprobante en blanco con la numeración siguiente.

Es decir, si emitió la factura 1, se generará la 2, para que haga la siguiente factura.

Las posteriores facturas le serán cada vez más fáciles de manejar, así que tranquilidad.

Si no requiere otra factura, puede ir al Buzón para ver sus comprobantes.

Para ir al Buzón, presione el ícono de sobre, parpadeando en rojo y azul, arriba a la izquierda, junto a la información de usuario Obligado Tributario (o Autorizado).

Al ingresar al buzón, vaya a la sección de Comprobantes y verá 3 nuevos mensajes de Comprobantes electrónicos, que corresponden a:

  1. Factura electrónica (pdf)
  2. Acuse de recibido
  3. Comprobante (xml)

Es importante que guarde los archivos tanto pdf como xml, para su posterior uso en la declaración de impuestos, ya que el sistema de ATV los mantiene activos por solo 2 meses.

Para terminar puede Salir del ATV, opción arriba a la derecha, luego de su nombre de usuario.

¡Felicidades! ¡Ha terminado su factura electrónica!

Cómo usar las Plantillas del Facturador

Si tiene clientes recurrentes, ahora puede usar las Plantillas. 

Primero debe crear las plantillas que desea y luego puede usarlas, para cargar siempre los mismos datos sin tener que escribirlos cada vez.

Vaya a Comprobantes Electrónicas > Herramienta Gratuita > Mantenimiento para el Facturador > Mantenimiento Plantillas.

Presione el botón Agregar Plantilla.

Dele un nombre a la plantilla, para ubicarla con más facilidad. Por ejemplo, el nombre de su cliente o como lo identifique mejor.

Escriba el nombre en el cuadro Nombre de la Plantilla.

Elija el Tipo de Documento en el menú desplegable, en este caso, Factura Electrónica.

Continue llenando el resto de la información, como lo haría en una factura regular.

Tiene la opción de incluir la información hasta Datos del Encabezado de la Factura o, hasta el final, agregando además el Detalle de la Factura, el IVA y las Líneas Facturadas.

Una vez que haya terminado, dé clic en Guardar Plantilla.

De regreso en Mantenimiento de Plantillas, puede agregar más plantillas y editar o eliminar las que haya creado.

Ahora podrá, al emitir sus facturas, seleccionar las plantillas creadas.

Le sugiero guardar esta publicación, para que le sirva de guía, mientras se acostumbra al uso del Facturador.

Preguntas Frecuentes

  • ¿Cuál es la diferencia entre Factura Electrónica y Factura Electrónica de Compra?: La Factura Electrónica es un comprobante de venta de bienes/servicios y la Factura Electrónica de Compra se emite al adquirir un bien/servicio cuando el contribuyente no está obligado a emitir un comprobante electrónico.
  • ¿Qué es una Factura Electrónica de Exportación?: Es un comprobante electrónico que se usa en la exportación de bienes/servicios/intangibles que se realizan desde el territorio nacional hacia el exterior.
  • ¿Se puede usar un Tiquete Electrónico para justifica gastos? No, los Tiquetes están autorizados únicamente para operaciones con consumidores finales y no pueden ser usados para justificación de gastos o créditos.

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Factura Electronica Gratuita
Categorías: Emprender

Helen Bogantes

Mercadóloga, viajera, cat-sitter y minimalista.

43 comentarios

Derek R. López · 10 diciembre, 2020 a las 1:00 pm

Hola, Helena.

Te agradezco por toda esta información. De mi parte tengo un problema desde el inicio, no me sale la opción de llave criptográfica, tampoco me sale la opción de modificar datos de RUT.

    Helen Bogantes · 10 diciembre, 2020 a las 8:17 pm

    Hola Derek, ¿le sale algún error? ¿Ha seguido todos los pasos de la inscripción y de la factura? Es la primera vez que conozco sobre este tipo de problemas.

Eduardo · 9 noviembre, 2020 a las 12:35 pm

El problema es que también tengo Mac Catalina y creo que es un impedimento para el uso del facturador. Sabe de alguna persona que ayude a instalar el programa presencialmente? En las pagínas del MH te llevan a los mismos links sin solución. Gracias de nuevo Helen.

    Helen Bogantes · 9 noviembre, 2020 a las 5:56 pm

    Hola Eduardo, si se refiere al facturador gratuito de Hacienda, Mac Catalina funciona bien, solo debe revisar que esté actualizado el firmador. Si gusta puedo ayudarle virtualmente por medio de Zoom, con la opción de Trabaja Conmigo (US$30/hora +IVA).

Eduardo · 9 noviembre, 2020 a las 12:30 pm

Muchas gracias helen por el artículo.

Marilyn V · 11 febrero, 2020 a las 10:24 pm

Me ayudó muchísimo, gente crack como usted hacen de el ecosistema emprendedor un ambiente apasionante. ¡Gracias!

    Helen Bogantes · 12 febrero, 2020 a las 9:06 pm

    Hola Marilyn, con gusto. Me alegra que te haya sido de utilidad.

mary · 6 octubre, 2019 a las 7:01 pm

Helen buenas : como puedo facturar a una empresa extranjera y a un americano no me da la opcion. Me indican que haga un tikete electronico pero no me refleja aplicar el IVA ? gracias quedo atenta a la respuesta a mi correo. gracias

    Helen Bogantes · 7 octubre, 2019 a las 10:46 am

    Hola Betty, el tiquete se usa para venta directa a consumidores, por ejemplo en supermercados. Si la persona o empresa no está inscrita en el país, puede hacer la factura sin el nombre del receptor, ya que para cargar el nombre, el receptor debe estar inscrito en Tributación.

      Karina · 5 febrero, 2020 a las 12:22 pm

      Si escojo Factura Electrónica para luego seleccionar Pasaporte en Receptor, el sistema no me deja guardar el encabezado porque no permite hacer facturas electrónicas a pasaportes, en ese caso se hace una nota de débito o que opción me permitiría generar factura electrónica a un extranjero con pasaporte?

        Helen Bogantes · 6 febrero, 2020 a las 9:37 pm

        Hola Karina, las facturas se pueden emitir a personas registradas en el país, es posible emitir a extranjeros solo si cuenten con número DIMEX de Migración y Extranjería o NITE de Tributación Directa.

Julian · 12 agosto, 2019 a las 5:12 pm

Hola Helen le agradezco que me ayude ya que no encuentro solucion por ningun lado a este problema. Me sale el error de «no se logró conectar al firmador. Favor de verificar que se está ejecutando el firmador Signum one». Logicamente ya tengo el firmador en ejecucion descargue la version mas actualizada he probado en varios navegadores, desinstalar de nuevo etc. y me sigue saliendo ese error. Yo ya he utilizado signum one y ahora no me deja seguir. Yo uso el de Mac y como te comente le usado multiples veces. le agradezco saludos

    Helen Bogantes · 12 agosto, 2019 a las 10:33 pm

    Es un error frecuente para mí también. Usualmente se soluciona con velocidad, hay que darle clic muy rápido al archivo de la firma (el que es .p12) y escribir la clave (la de 4 dígitos) también rápido, avanzar con la techa de enter para mayor velocidad. Si te da error, lo vuelves a intentar con más rapidez.

    Desconozco la razón del error pero suelo solucionarlo de esa manera.

    Espero que te funcione.

    Mateo · 25 febrero, 2020 a las 9:43 pm

    Estoy en el mismo caso! Encontraste una solucion para que functiona el firmador ?? Muchas gracias

      Helen Bogantes · 26 febrero, 2020 a las 7:58 am

      Hola Mateo, primero vuelve a instalar el firmador y luego con lo uses, hágalo rápido, si le da error lo vuelve hacer más rápido.

Helen Bogantes · 18 junio, 2019 a las 9:43 am

Hay una saturación en el sistema de Hacienda que está provocando errores (https://www.ameliarueda.com/nota/saturacion-sistema-factura-electronica-provoca-rechacen-firmas-usuarios) y debemos refrescar la conexión con ATV para solucionarlo.

karin · 15 junio, 2019 a las 3:52 pm

a mi tambien me da error al envial el XML firmado, dura mucho procesando y me da error y ya le di enviar varias veces.

    Helen Bogantes · 15 junio, 2019 a las 5:12 pm

    Si todo lo hace correctamente y el error persiste, es muy probable que sea un problema de conexión inestable de ATV, ya que ha estado fallado.

      Sonia · 17 junio, 2019 a las 5:56 pm

      Tengo el mismo problema que Karin. Hoy he llenado la factura 6 veces y la he enviado y el sistema me dice «se dio un error al enviar el EML firmado». Cómo se procede?

        Helen Bogantes · 18 junio, 2019 a las 9:36 am

        Puede intentar llamar a Hacienda (2284-5000) para conocer el estado de ATV o dirigirse a un Quisco Tributario (con su clave y TIV) según su ubicación (https://www.hacienda.go.cr/contenido/13786-quioscos-tributarios) para hacer la factura con ellos y ver cuál es el problema.

        Estoy buscando información más prácticas, en línea, para ofrecerles más soluciones y espero pronto tener más respuestas.

        Rene Cordero Zamora · 4 julio, 2019 a las 5:14 pm

        Hola, tengo una consulta para generar una factura por mes vencido, me explico: ocupada realizar factura para el mes de junio por servicios profesionales, por motivos de problemas en hacienda no fue posible realizar, fui a hacienda y me dicen que se puede hacer en el mes de julio y que no hay que pagar el IVA. Que busque la casilla “ Factura por mes vencido “.
        Usted sabe al respecto?
        No encontré nada, salvo la opción en condiciones puse otros; y se abre otra casilla!
        Será ahí donde se pone la leyenda.
        Saludos

          Helen Bogantes · 5 julio, 2019 a las 4:21 pm

          Desconozco la casilla de Factura por mes vencido. Si es una casilla del facturador sería una opción a escoger o marcar, diferente a escribir una leyenda.

juanjosvs30@hotmail.com · 26 febrero, 2019 a las 12:45 am

Hola Helen, cuando doy click en la opción de «Enviar XML firmado» aparece el mensaje «Se dio un problema al enviar el XLM firmado». Cómo podría solucionarlo? Gracias.

    Helen · 26 febrero, 2019 a las 1:32 pm

    Hola Juan, debes volver a enviarlo, revisa los pasos anteriores y dale click de nuevo, hasta que te funcione.

      kristel · 18 marzo, 2019 a las 1:30 pm

      hola Helen, le he dado enviar como 10 veces y me vuelve a decir que se dio un problema al enviar el xml firmado

        Helen · 18 marzo, 2019 a las 2:40 pm

        Hola Kristel, si todos los demás pasos están correctos, es muy probable que el error sea por el tiempo transcurrido. Debes hacer esa parte muy rápidamente, al buscar el archivo de la firma y escribir el pin. Usa la tecla «enter» para avanzar más rápido en lugar de dar clic a los botones.

          Adrian · 17 junio, 2019 a las 6:54 pm

          Hola Helen,
          todo el día he pasado tratando de hacer una factura y me da el mismo error «se dio un problema al enviar el xml firmado» y no me deja… me he deslogueado, logueado, lo hago rápido, despacio, etc y nada. que puede ser?

          Helen Bogantes · 18 junio, 2019 a las 9:38 am

          Es muy frustrante, lo sé.

          Puede intentar llamar a Hacienda (2284-5000) para conocer el estado de ATV o dirigirse a un Quisco Tributario (con su clave y TIV) según su ubicación (https://www.hacienda.go.cr/contenido/13786-quioscos-tributarios) para hacer la factura con ellos y ver cuál es el problema.

          Espero pronto tener otra opción más ágil para recomendarles.

        Andres Zeledon · 18 junio, 2019 a las 12:09 pm

        Yo estoy teniendo exactamente el mismo problema, y tambi[en ya segui los pasos… Usted ha podido solucionar el problema?

          Helen Bogantes · 18 junio, 2019 a las 5:24 pm

          El sistema se satura por la cantidad de usuarios, dale refrescar y vuelve a «enviar».

          Andres Zeledon · 18 junio, 2019 a las 6:57 pm

          Muchas gracias Helen!, pero he estado refrescando en múltiples ocasiones a lo largo del día, me deslogueé y me volví a loguear, descargué la última versión del Signum One, regeneré la llave criptográfica, y la contraseña en producción, pero sigue generando este error:
          «Se dio un problema al enviar el XML firmado»…
          Intenté llamar al teléfono de soporte, pero parece que es imposible….

          Así que si alguien lo ha podido solucionar de alguna forma, sería genial que lo compartieran por acá…

          Helen Bogantes · 25 junio, 2019 a las 9:47 am

          Hola Andrés, ¿estás haciendo la factura para un usuario autorizado? He notado que el error persiste cuando se trata de un usuario diferente al obligado tributario, sino, podría ser un problema del equipo, prueba en otra computadora y en otro navegador.

          Usa facturadorvirtual.com que tiene una opción gratuita para 10 documentos al mes.

        Rene · 4 julio, 2019 a las 5:18 pm

        Ante los eternos problemas en hacienda, decidí migrar a un facturador privado y gratuito de nombre Gosocket. A la fecha y después de dos meses ningún problema.

          Helen Bogantes · 5 julio, 2019 a las 4:19 pm

          Gracias por la recomendación.

Gabriela · 19 noviembre, 2018 a las 3:27 pm

Hola,

En el caso de un familiar, ya seguimos todos los pasos, pero al momento de tratar de hacer la factura dice que el usuario no tiene acceso al facturador gratuito. Escribimos al correo indicado en el mensaje pero nos dicen que sigamos los pasos indicados acá, lo hacemos pero el error persiste. Tienes idea de qué puede ser?

    Helen · 19 noviembre, 2018 a las 5:41 pm

    Revisen: si está inscrito en ATV como obligado tributario, si la Declaración indica que usará factura electrónica como método de facturación, si cuenta con Llave Criptográfica y con usuario y contraseña para el facturador y, si el equipo cumple con los requerimientos técnicos.

    En caso de seguir el error, sugiero que se dirijan al Quiosco Tributario más cercano, según su ubicación, en donde pueden ingresar por internet con asistencia del personal del lugar y buscar la solución (debe saber el acceso a ATV y llevar el TIV).

Emilio · 16 octubre, 2018 a las 10:41 pm

Muchas gracias. Excelente,,,de casualidad sabes como funciona en Mac OsX , ya que cuando descargo los firmadores no me aparecen las opciones o la ventana como en windows para firmar

    Helen · 17 octubre, 2018 a las 2:46 pm

    Con gusto. He actualizado la guía con la nueva versión de firmadores, quizá te sirva.

natalia · 5 octubre, 2018 a las 7:15 pm

gracias me ayudo mucho Saludos!

    Helen · 6 octubre, 2018 a las 8:05 am

    ¡Con gusto! Me alegro. Saludos

Luis Fernando Montes · 2 octubre, 2018 a las 9:45 pm

Hola Helen, cometí el error de no colocar los datos del receptor.
Como elimino esa factura o como corrijo eso ahora.

    Helen · 3 octubre, 2018 a las 9:42 am

    Hola Luis Fernando, lo que tienes que hacer es una Nota de Crédito para corregir la que factura errónea. Estoy preparando un nuevo post con ese tema, así que pronto habrá más información.

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