¿Cómo manejar el tiempo?

Manejar el tiempo puede ser un tema delicado, en especial al trabajar desde la casa.

La mayor parte de mi trabajo es en internet, ya que, es en marketing digital, así que lo hago desde la comodidad de mi hogar (o las casas de los gatos que cuido como cat-sitter).

A veces, esa comodidad podría ser demasiada o se presentan otras distracciones, que dificultan, algunas veces, el enfoque en las tareas necesarias.

Si trabaja desde casa y desea mejorar el manejo de su tiempo, aquí le tengo algunas sugerencias.

He tratado de varias maneras y lo que mejor me ha funcionado, es organizar mi horario en bloques de tiempo.

Esto me permite una mayor eficiencia, un mejor enfoque y un sentido de productividad más amplio.

Trabajar desde casa

Para manejar mi tiempo de trabajo desde casa, uso bloques de tiempo de 45 o 50 minutos y, luego, hago una pausa de unos 10-15 minutos.

En este momento uso la aplicación Be Focused, sin embargo, también he usado un timer o temporizador.

Puede usar el reloj del teléfono celular, con una alarma de tiempo o, también podría ser un reloj de cocina, que descuenta la cantidad de minutos.

Al final del día, reviso cuántos bloques he trabajado y anoto la cantidad total de horas.

De esa forma, voy anotando el tiempo dedicado por cliente, para hacer un resumen (y cobro) mensual.

Prefiero hacer bloques de tiempo menores de una hora, ya que me gusta descansar la vista y quitar los ojos de la pantalla de la computadora por un rato.

Claro que, para esto, es importante alejarse de otras pantallas, ya que lo ideal es mirar a lo lejos.

Adicionalmente, me ayuda el mantener los ojos cerrados por algunos segundos, así como, parpadear (lo que, increíblemente, a veces olvidamos).

Tengo una meta de bloques por día, tanto mínimo como máxima, según mi carga de trabajo.

Los mínimos de acuerdo a la cantidad de tareas que debo distribuir en la semana y los máximos, para no excederme en el uso de la pantalla. Principalmente, para cuidar mi vista y mi cuerpo en general.

¿Cómo usar los bloques para manejar el tiempo?

Le sugiero usar un calendario, para organizar su tiempo semanal, en bloques.

Hágalo digital en Google Calendar o Microsoft Outlook o, si lo prefiere, escríbalo en una hoja de papel.

Use varios tipos de bloques, según las tareas, que suele mantener durante el día.

Por ejemplo, revisar emails, trabajar para o con clientes, investigar o estudiar algún tema de interés, escribir (si tiene un blog) y revisar las redes sociales (si es parte de sus labores, sino déjelo para su tiempo libre).

Luego, agregue las labores mensuales, que también se repiten periódicamente en determinadas semanas.

Como por ejemplo, reportes, estadísticas, pagos, facturación y chequeo de estados bancarios, entre otros.

Use una lista de chequeo o To-Do-List para llevar el control de sus pendientes y organizarlos en sus bloques de trabajo.

Ejemplos de bloques de tiempo

Depende del día, yo uso mis bloques de tiempo, para preparar el diseño de publicaciones para las redes sociales de mis clientes y la programación de los posts.

Otros días, uso bloques para mi blog, en escribir nuevos artículos y hacer mis participaciones en medios sociales.

En otros, uso los bloques para estudiar y llevar algún curso digital de temas de mi interés o aprender más sobre algún tópico.

En otras ocasiones, dedico mis bloques para labores con algunos equipos de trabajo, de los que formo parte, de forma virtual.

Los tiempos de lectura no suelo contarlos, aunque uso un dispositivo electrónico, ya que es un pasatiempo que dejo para el final del día y leo antes de dormir.

¿Cómo crear un horario para trabajo remoto?

• Haga su propio calendario personalizado y use los bloques de tiempo para organizar su horario durante el día.
• Mantega su rutina de la mañana (la que hacía antes de trabajar en casa, para llegar a la oficina) previa a su hora de entrada. Use un bloque de tiempo en su calendario para esto.
• Use bloques de tiempo diarios a horas fijas, 1 o 2 veces por día, para revisar su correo electrónico y responder comunicaciones. Así evita estar al pendiente todo el día.
• Si su tiempo más productivo es en la mañana, revise su bandeja de entrada a medio día o en la tarde.
• Programe, dentro de un bloque, sus actividades regulares, diarias y repetitivas.
• Señale sus reuniones virtuales semanales.
• Para trabajar en proyectos grandes, que consumen más tiempo, separe bloques de tiempo específicos y dedíquese a ello. Es decir, no programe reuniones en ese horario, ni revise su email y aléjese de las distracciones (celular, redes sociales y otros miembros de la familia).
• También, los descansos usuales que tendría si estuviera en la oficina, por ejemplo, uno a media mañana (para buscar una fruta o un té) y otro a media tarde (para tomarse un cafecito) y la hora del almuerzo.
• Si tiene un equipo de trabajo o jefatura, use un sistema de calendario compartido en línea (como Google Calendar o Outlook), para definir y actualizar sus horarios. Bloquee su tiempo fuera del horario de trabajo.
• Es recomendable marcar con una alarma la hora de salida, ya que increíblemente, suele olvidarse.

Ejemplo de Horario de Trabajo Remoto

• 7-8 am: Rutina matutina (ejercicio, aseo personal, desayuno, lectura, etc).
• 8-9am: Tareas diarias (pequeñas labores repetitivas que hace todos los días al empezar a trabajar).
• 9-10 am: Labores específicas (proyectos, seguimientos, planeamientos, capacitaciones, etc).
• 10-10:15 am: Receso de la mañana.
• 10:15-12 md: Labores específicas.
• 12 md-1 pm: Hora de almuerzo.
• 1-3 pm: Labores semanales (que realiza una vez a la semana).
• 3-3:15 pm: Café de la tarde.
• 3:15-5pm: Reuniones programadas / Labores específicas.

Consejos generales

• Es muy importante, alejarse de las redes sociales y otros factores que causen distracciones, durante el tiempo que está dedicado a un bloque de trabajo.
• Procure colocar sus reuniones el mismo día (1 o 2 días a la semana), de forma que no tenga reuniones todos los días y su tiempo sea más productivo.
• Tome pequeños recesos entre bloques, estírese y muévase un poco.
• Incluya tiempo para cafés virtuales con sus colegas, para mantenerse actualizados con regularidad.
• Recuerde hacer algo de ejercicio, use bloques regulares para esto.
• Tenga su espacio limpio y ordenado para trabajar (escritorio o mesa), que cuente con buena iluminación, preferiblemente luz natural.
• Use una botella de agua cerca de su computadora, para mantener una buena hidratación.

Recuerde su bienestar

• Es recomendable, al finalizar el día, estar una buena cantidad de tiempo (1-2 horas), alejado de pantallas y equipo electrónico antes de ir a la cama. Ya que, de lo contrario, el cuerpo se mantiene en alerta y es más difícil el descanso.
• Es bueno recordar que, el cuerpo se regenera a sí mismo durante el sueño profundo. Por lo que deberíamos hacer todo lo posible, por ir a dormir de la mejor manera para nuestro organismo.
• Esto es, haber cenado al menos un par de horas antes de dormir y beber un poco de agua (es necesaria, aún si no es de su gusto).
• También, mantenerse alejado del televisor o pantallas y, usar alguna luz color ámbar (para simular el atardecer), además, tomar unos minutitos de relajación, simplemente concentrándose en la respiración.
• Tenga presente que, la costumbre de procrastinar se basa en su estrés, ya que es una medida inconsciente para aliviarlo. Así que, recuerde relajarse.

Espero que mis consejos sean de alguna utilidad al manejar el tiempo en sus labores, desde su oficina en casa.

Plantilla -Semana de Trabajo Remoto

Aquí puede encontrar una plantilla de excel para el Registro de Tiempos.

Si usa Google Calendar, copie mi plantilla a su calendario y luego personalícelo.

---

📍 Lea también ¿Cómo usar Zoom?, Aprenda a usar Excel o La rutina japonesa que aprendí en Suiza.