La Rutina Diaria

La rutina diaria de trabajo ¡al estilo Kandersteg!

Aprendí mucho al ser parte del staff del Centro Mundial Scout Kandersteg, en Suiza.

Una de las cosas nuevas para mí, además de la puntualidad suiza, fue la Reunión Diaria del Staff.

Como su nombre lo indica, la reunión se realiza a diario y con todo el personal.

El Centro, que funciona como un hostal, está abierto absolutamente todo el año, los 365 días, por lo que hay una reunión literalmente cada día.

Recientemente me enteré que, este tipo de rutina es común en empresas en Japón, por lo que le llaman Rutina Diaria de Trabajo Japonesa.

Es muy útil para mejorar la jornada laboral y sobra decir que los japoneses son famosos por su eficacia y eficiencia.

Este tipo de rutina diaria, mejora los hábito productivos, el enfoque en objetivos y la motivación del personal.

Le comparto el sistema, en caso de utilidad, sea en su empresa o emprendimiento, su oficina e incluso su familia.

Horario

Lo primero es la hora de la reunión, en nuestro caso 8am sin distinción.

Muy importante recalcar, que es hora suiza, es decir, ni un minutos antes ni uno después.

Cuando la emisora (una estación en alemán) da las 8am (que reconocemos por el sonido que utilizan para dar la hora), se apaga la radio e inicia la reunión.

Se puede llegar antes pero nunca después, una vez iniciada la rutina diaria, la puerta se cierra y nadie puede entrar.

Hay algunas otras reglas, como entrar sin comida (ya ha pasado el horario del desayuno) y hacer silencio cuando arranca.

La asistencia es obligatoria para todos quienes estén laborando ese día.

El tiempo máximo de la reunión es de 15 minutos, sin excepción.

El Director dirige la reunión y en su ausencia, el Subdirector a cargo.

Agenda del Día

Se inicia con un amable «buenos días y bienvenidos, hoy es … (tal fecha)».

Me recuerda a mi escuela, cada día lo primero era copiar en el cuaderno la fecha que la maestra escribía en el pizarrón.

También, si hay alguien nuevo, se presenta.

El orden del día siempre es el mismo y ya está definido.

En el caso del Centro, lo relacionado con huéspedes, actividades programadas, asuntos para el personal (entrenamientos o capacitaciones, celebraciones, etc.) y al final una reflexión.

El encargado de Recepción, brinda los datos de la cantidad de huéspedes que, se esperan para ingresar, para salir y los países relacionados con las llegadas.

Los encargados de los demás departamentos, en caso de ser necesario, dan información relacionada con ellos.

Algún recordatorio general, que es de relevancia para todos. Horarios, fecha límite para algún pedido especial, inscripciones para alguna actividad, etc.

Departamentos

Por ejemplo, Cocina recuerda que los delantales deben quedar con las tiras anudadas, al final de la jornada antes de enviar a la lavandería, ya que de lo contrario será casi imposible soltarlos (y traen un ejemplo).

Programa menciona los nombres de las personas que estarán a cargo de actividades con huéspedes.

La Tienda muestra un nuevo souvenir que está disponible y el precio para el staff.

Relaciones Públicas recuerda el horario para tomar las fotos del personal nuevo para la Pizarra del Staff.

Semanalmente se nombra la Sonrisa de la Semana, así que el encargado lleva lápices y papelitos, para que cada uno anote su candidato. El ganador se menciona al final de la reunión.

Finanzas solicita al encargado de cuadrar la caja del día anterior, que se quede un momento al finalizar la reunión de la rutina diaria, para aclarar un detalle.

Servicio al Huésped reporta un incidente en la lavandería del staff, unas medias de color rojo tiñeron todo de rosado el día anterior.

Mantenimiento informa de la próxima llegada de un fuerte viento (común en los Alpes Suizos) y cuáles son las medidas preventivas.

Depende del día, la temporada del año y el volumen de trabajo, podría variar considerablemente el tiempo y la cantidad de personas que participan.

La duración puede ser desde 3 minutos hasta 15.

Cierre de la rutina diaria

Para finalizar, se hace una reflexión o lo que se llaman en el Centro, el Pensamiento del Día.

Esto puede ser cualquier cosa, desde una canción o una dinámica, hasta una pequeña lectura. Algo divertido o para entretener.

En mi caso, cuando estuve a cargo, un día enseñé el alfabeto y algunas palabras en lenguaje de señas, en otro, leí datos interesantes sobre Costa Rica, en otro hice (y aprendieron) un típico aplauso scout de mi país.

El Pensamiento está a cargo de una o dos personas, usualmente alguien nuevo y otro con experiencia.

Estas mismas personas, cada día, están a cargo de la limpieza del lugar antes de la reunión. En el caso del Centro, es la sala de estar del personal.

De igual forma, están a cargo de anotar en el pizarrón, los anuncios necesarios, mencionados en la reunión, para información de quienes tienen el día libre.

¿Cómo usar la rutina diaria?

Establezca el horario y lugar de la reunión, que sea siempre igual.

Los japoneses la realizan de pie, por lo que el espacio puede ser abierto.

Pida la asistencia obligatoria y establece las normas, por ejemplo, sin teléfonos celulares y sin alimentos, podría aceptarse una taza de café o bebida.

Defina la dinámica de la reunión y la agenda.

Use el talento creativo de todo el equipo para preparar su propio diseño de rutina diaria.

Úsela para informar del avance o actualizaciones de los proyectos o actividades, la distribución de las tareas, la coordinación de los horarios, las colaboraciones entre los equipos.

Comparta consejos, información importante, obstáculos encontrados.

También, aproveche para recordar los valores o la visión, con el fin de que todos estén en sintonía con los mismos principios.

Esto ayuda a fortalecer el sentido de pertenencia y mejora la productividad, así como la relación del personal.

Puede aprovechar para que los líderes practiquen sus habilidades de hablar en público y compartan un pequeño mensaje de motivación.

El cierre puede ser algo divertido para energizar, como gritar, brincar o aplaudir.

A continuación un resumen:

1. Establecer la hora y empezar a tiempo.
2. Usar solo el tiempo disponible (5-15 min).
3. Presentar el enfoque del día y mejorar la motivación del equipo.

Organice su propia rutina diaria y conviértala en su reunión regular, la constancia es primordial.

Cuénteme si desea probarlo o cómo le fue.

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